Integritetspolicy

 

Vi tar din integritet på största allvar. Läs denna integritetspolicy noggrant eftersom den innehåller viktig information om vilka vi är och hur och varför vi samlar in, lagrar, använder och delar dina personuppgifter. Den förklarar också dina rättigheter i förhållande till dina personuppgifter och hur du kontaktar oss eller tillsynsmyndigheter om du har ett klagomål.

 

När vi använder dina personuppgifter regleras vi av den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) som gäller i hela Europeiska unionen (inklusive i Storbritannien) och vi är ansvariga som "kontrollanter" för dessa personuppgifter för ändamålen med GDPR. Vår användning av dina personuppgifter är föremål för dina instruktioner, GDPR, annan relevant brittisk och EU-lagstiftning och vår professionella tystnadsplikt. 

 

Nyckelbegrepp

 

Vi, vi, våra

JPMIT/ConfirmSend

Vårt dataskyddsombud

E-post: dpo@confirmsend.co

Personlig information

All information som rör en identifierad eller identifierbar individ

Särskild kategori personuppgifter

Personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös övertygelse, filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackföreningar

Genetiska och biometriska data

Uppgifter om hälsa, sexliv eller sexuell läggning

 

Personuppgifter vi samlar in om dig

Obs: vi samlar inte in någon data, men detta kan komma att ändras. Tabellen nedan visar de personuppgifter vi kan samla in.

Personuppgifter vi kommer att samla in 

Personuppgifter vi kan samla in

Ditt namn, adress och telefonnummer, e-postadress

 

Detaljer om din professionella onlinenärvaro.

Dessa personuppgifter kan behövas för att vi ska kunna tillhandahålla vår tjänst till dig. Om du inte tillhandahåller personuppgifter som vi ber om kan det försena eller hindra oss från att tillhandahålla tjänster till dig.

 

Hur dina personuppgifter samlas in

Vi samlar in det mesta av denna information direkt från dig. Vi kan dock också samla in information: 

 

• från allmänt tillgängliga källor, till exempel Companies House eller HM Land Registry;

• direkt från en tredje part, till exempel:

 

• leverantörer av kundkännedomsundersökningar;

 

• från en tredje part med ditt samtycke.

 

• via våra IT-system,

 

• automatiserad övervakning av våra webbplatser och andra tekniska system, såsom våra datornätverk och anslutningar, kommunikationssystem, e-post och system för snabbmeddelanden;

 

Hur och varför vi använder dina personuppgifter

Enligt dataskyddslagstiftningen kan vi endast använda dina personuppgifter om vi har en vederbörlig anledning till det, till exempel:

 

• att följa våra juridiska och regulatoriska skyldigheter;

• för fullgörandet av vårt avtal med dig eller för att vidta åtgärder på din begäran innan ett avtal ingås;

• för våra eller tredje parts legitima intressen; eller

• där du har gett ditt samtycke.

Ett berättigat intresse är när vi har ett affärsmässigt eller kommersiellt skäl att använda din information, så länge detta inte åsidosätts av dina egna rättigheter och intressen.

Tabellen nedan förklarar vad vi använder (behandlar) dina personuppgifter till och varför vi gör det:

 

Vad vi använder dina personuppgifter till

Våra skäl

För att tillhandahålla tjänster till dig

För att fullgöra vårt avtal med dig eller för att vidta åtgärder på din begäran innan ett avtal ingås

Genomföra kontroller för att identifiera våra kunder och verifiera deras identitet

Screening för ekonomiska och andra sanktioner eller embargon

Annan behandling som är nödvändig för att följa professionella, lagliga och regulatoriska skyldigheter som gäller vår verksamhet, till exempel enligt hälso- och säkerhetsföreskrifter eller regler utfärdade av vår professionella tillsynsmyndighet

För att följa våra juridiska och regulatoriska skyldigheter

Samla in och tillhandahålla information som krävs av eller relaterar till revisioner, förfrågningar eller utredningar av tillsynsorgan

För att följa våra juridiska och regulatoriska skyldigheter

Se till att affärspolicyer följs, till exempel policyer som täcker säkerhet och internetanvändning

För våra eller en tredje parts legitima intressen, dvs för att se till att vi följer våra egna interna rutiner

Operativa skäl, såsom förbättrad effektivitet, utbildning och kvalitetskontroll

För våra eller tredje parts legitima intressen, dvs för att vara så effektiva som vi kan

Säkerställa konfidentialitet för kommersiellt känslig information

För våra eller tredje parts legitima intressen, dvs för att skydda vår immateriella egendom och annan kommersiellt värdefull information

För att följa våra juridiska och regulatoriska skyldigheter

Statistisk analys för att hjälpa oss att hantera vår praxis, till exempel i relation till vår ekonomiska prestation, kundbas, arbetstyp eller andra effektivitetsmått

För våra eller tredje parts legitima intressen, dvs för att vara så effektiva som vi kan

Förhindra obehörig åtkomst och modifieringar av system

För våra eller en tredje parts legitima intressen, dvs att förhindra och upptäcka brottslig verksamhet som kan vara skadlig för oss och för dig

För att följa våra juridiska och regulatoriska skyldigheter

Uppdatering av kundregister

För att fullgöra vårt avtal med dig eller för att vidta åtgärder på din begäran innan ett avtal ingås

För att följa våra juridiska och regulatoriska skyldigheter

För våra eller en tredje parts legitima intressen, till exempel att se till att vi kan hålla kontakt med våra kunder om befintliga och nya tjänster

Säkerställa säkra arbetsmetoder, personaladministration och bedömningar

För att följa våra juridiska och regulatoriska skyldigheter

För våra eller en tredje parts legitima intressen, till exempel för att se till att vi följer våra egna interna rutiner

Marknadsföra våra tjänster till:

—befintliga och tidigare klienter 

— tredje part som tidigare har uttryckt intresse för våra tjänster

— tredje part som vi inte har haft några tidigare affärer med.

För våra eller en tredje parts legitima intressen, dvs för att marknadsföra vår verksamhet till befintliga och tidigare kunder

Kreditupplysningskontroller via externa kreditupplysningsföretag

För våra eller en tredje parts legitima intressen, dvs för kreditkontroll och för att säkerställa att våra kunder sannolikt kommer att kunna betala för våra tjänster

Externa revisioner och kvalitetskontroller, till exempel revision av våra räkenskaper

För våra eller en tredje parts legitima intressen, dvs. att behålla våra ackrediteringar så att vi kan visa att vi arbetar enligt högsta standard

För att följa våra juridiska och regulatoriska skyldigheter

Ovanstående tabell gäller inte för speciella personuppgifter, som vi endast kommer att behandla med ditt uttryckliga samtycke.

 

PR-kommunikation

Vi kan använda dina personuppgifter för att skicka dig uppdateringar via e-post eller post om juridisk utveckling som kan vara av intresse för dig och/eller information om våra tjänster, inklusive alla nya tjänster som vi kan erbjuda.

Vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter för marknadsföringsändamål (se ovan "Hur och varför vi använder dina personuppgifter"). Det betyder att vi vanligtvis inte behöver ditt samtycke för att skicka reklammeddelanden till dig. Men där samtycke behövs kommer vi att be om detta samtycke separat och tydligt.

 

Vi kommer alltid att behandla dina personuppgifter med största respekt och aldrig dela dem med andra organisationer i marknadsföringssyfte.

Du har rätt att när som helst välja bort att ta emot reklammeddelanden genom att:

 

• kontakta oss via vår dataskyddsombuds e-post: dpo@confirmsend.co.

• med hjälp av länken "avsluta prenumeration".

 

Vi kan be dig bekräfta eller uppdatera dina marknadsföringspreferenser om du instruerar oss att tillhandahålla ytterligare tjänster i framtiden, eller om det sker ändringar i lagar, förordningar eller strukturen för vår verksamhet.

 

Vem delar vi dina personuppgifter med

Vi kan komma att dela personuppgifter med:

 

• våra försäkringsgivare och mäklare;

• externa revisorer, till exempel i samband med revisionen av våra räkenskaper;

• vår bank

• externa tjänsteleverantörer, representanter och agenter som vi använder för att effektivisera vår verksamhet, till exempel maskinskrivningstjänster, marknadsföringsbyråer, dokumentsamling eller analysleverantörer;

Vi tillåter endast våra tjänsteleverantörer att hantera dina personuppgifter om vi är övertygade om att de vidtar lämpliga åtgärder för att skydda dina personuppgifter. Vi ålägger även tjänsteleverantörer avtalsenliga skyldigheter för att säkerställa att de endast kan använda dina personuppgifter för att tillhandahålla tjänster till oss och dig.

Vi kan komma att avslöja och utbyta information med brottsbekämpande myndigheter och tillsynsorgan för att följa våra rättsliga och reglerande skyldigheter. 

Vi kan också behöva dela vissa personuppgifter med andra parter, till exempel potentiella köpare av delar av eller hela vår verksamhet eller under en omstrukturering. Vanligtvis kommer informationen att anonymiseras men det är kanske inte alltid möjligt. Mottagaren av informationen kommer att vara bunden av sekretessskyldigheter. 

Vi kommer inte att dela dina personuppgifter med någon annan tredje part.

 

Var dina personuppgifter förvaras

Om vi lagrar dina uppgifter kan information lagras på våra kontor, tredjepartsbyråer, tjänsteleverantörer, representanter och agenter enligt beskrivningen ovan (se "Vem vi delar dina personuppgifter med").

Vissa av dessa tredje parter kan vara baserade utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. För mer information, inklusive om hur vi skyddar dina personuppgifter när detta inträffar, se nedan: "Överföra dina personuppgifter från EES".

 

Hur länge dina personuppgifter kommer att sparas

Vi kommer inte att behålla dina personuppgifter längre än nödvändigt – enligt standardpolicyn för datalagring. Vi kommer att göra det av en av dessa anledningar:

 

• att svara på alla frågor, klagomål eller anspråk från dig eller å dina vägnar;

• för att visa att vi behandlade dig rättvist;

• att föra register som krävs enligt lag.

Vi kommer inte att behålla dina uppgifter längre än nödvändigt för de syften som anges i denna policy. Olika lagringstider gäller för olika typer av data. Mer information om detta finns i vårt kundvårdsbrev/affärsvillkor.

När det inte längre är nödvändigt att behålla dina personuppgifter kommer vi att radera eller anonymisera dem.

 

Överföra dina personuppgifter från EES

För att leverera tjänster till dig är det ibland nödvändigt för oss att dela dina personuppgifter utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES), till exempel:

 

• med din och våra tjänsteleverantörer utanför EES;

• om du är baserad utanför EES;

Dessa överföringar är föremål för särskilda regler enligt europeisk och brittisk dataskyddslagstiftning.

 

Dina rättigheter

Du har följande rättigheter som du kan utöva kostnadsfritt:

 

Tillgång

Rätten att få en kopia av dina personuppgifter 

Rättelse

Rätten att kräva att vi korrigerar eventuella misstag i dina personuppgifter

Att bli bortglömd

Rätten att kräva att vi raderar dina personuppgifter – i vissa situationer

Begränsning av bearbetning

Rätten att kräva att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter – under vissa omständigheter, till exempel om du ifrågasätter uppgifternas riktighet

Dataportabilitet

Rätten att ta emot de personuppgifter du lämnat till oss, i ett strukturerat, vanligt förekommande och maskinläsbart format och/eller överföra dessa uppgifter till en tredje part – i vissa situationer

Att protestera

Rätten att göra invändningar:

— när som helst till att dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring (inklusive profilering);

— i vissa andra situationer till vår fortsatta behandling av dina personuppgifter, till exempel behandling som utförs i syfte att tillgodose våra legitima intressen.

Inte att bli föremål för automatiserat individuellt beslutsfattande

Rätten att inte bli föremål för ett beslut baserat enbart på automatiserad behandling (inklusive profilering) som ger rättsverkningar för dig eller på liknande sätt väsentligt påverkar dig

För ytterligare information om var och en av dessa rättigheter, inklusive de omständigheter under vilka de gäller, vänligen kontakta oss eller seVägledning från UK Information Commissioner's Office (ICO) om individers rättigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen.

Om du vill utöva någon av dessa rättigheter, vänligen:

 

• fyll i ett begärandeformulär för registrerade – tillgängligt från vårt dataskyddsombud

• mejla, ring eller skriv till vårt dataskyddsombud – se nedan: "Hur man kontaktar oss"; och

• låt oss ha tillräckligt med information för att identifiera dig [(till exempel ditt fullständiga namn, adress och kund- eller ärendenummer)];

• låt oss få bevis på din identitet och adress (en kopia av ditt körkort eller pass och en nyligen genomförd el- eller kreditkortsräkning); och

• låt oss veta vilken rätt du vill utöva och vilken information din begäran avser.

 

Att hålla dina personuppgifter säkra

Vi har lämpliga säkerhetsåtgärder för att förhindra att personuppgifter av misstag går förlorade, eller används eller används olagligt. Vi begränsar åtkomsten till dina personuppgifter till dem som har ett genuint affärsbehov att få tillgång till dem. De som behandlar din information kommer endast att göra det på ett auktoriserat sätt och är föremål för tystnadsplikt.

Vi har också rutiner på plats för att hantera eventuella misstänkta datasäkerhetsbrott. Vi kommer att meddela dig och alla tillämpliga tillsynsmyndigheter om ett misstänkt datasäkerhetsbrott där vi är juridiskt skyldiga att göra det.

Om du vill ha detaljerad information från Get Safe Online om hur du skyddar din information och dina datorer och enheter mot bedrägeri, identitetsstöld, virus och många andra onlineproblem, vänligen besökwww.getsafeonline.org. Get Safe Online stöds av HM Government och ledande företag.

​

Ändringar av denna integritetspolicy

Denna integritetspolicy publicerades den 02 01 2018

Vi kan komma att ändra denna integritetspolicy från tid till annan, när vi gör det kommer vi att informera dig via e-post och genom meddelande på vår webbplats.

 

Hur du kontaktar oss

Vänligen kontakta oss via post, e-post eller telefon om du har några frågor om denna integritetspolicy eller den information vi har om dig.

Våra kontaktuppgifter visas nedan:

Våra kontaktuppgifter

Vårt dataskyddsombuds kontaktuppgifter

BekräftaSänd

Canary Wharf,

London

E149AF

E-post: dpo@confirmsend.co

 

 

Behöver du extra hjälp?

Om du vill ha denna policy i ett annat format (till exempel ljud, storskrift, punktskrift) vänligen kontakta oss (se "Hur man kontaktar oss" ovan).