Politika zasebnosti

 

Vašo zasebnost jemljemo zelo resno. Prosimo, da natančno preberete ta pravilnik o zasebnosti, saj vsebuje pomembne informacije o tem, kdo smo in kako ter zakaj zbiramo, hranimo, uporabljamo in delimo vaše osebne podatke. Pojasnjuje tudi vaše pravice v zvezi z vašimi osebnimi podatki in kako stopiti v stik z nami ali nadzornimi organi v primeru pritožbe.

 

Ko uporabljamo vaše osebne podatke, nas ureja Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR), ki velja po vsej Evropski uniji (vključno z Združenim kraljestvom), in smo odgovorni kot „upravljavec“ teh osebnih podatkov za namene GDPR. Naša uporaba vaših osebnih podatkov je predmet vaših navodil, GDPR, druge ustrezne zakonodaje Združenega kraljestva in EU ter naše poklicne dolžnosti varovanja zaupnosti. 

 

Ključni pogoji

 

Mi, mi, naši

JPMIT/Potrdi pošiljanje

Naš pooblaščenec za varstvo podatkov

E-pošta: dpo@confirmsend.co

Osebni podatki

Vse informacije v zvezi z identificiranim ali določljivim posameznikom

Posebna kategorija osebnih podatkov

Osebni podatki, ki razkrivajo rasno ali etnično poreklo, politična prepričanja, verska prepričanja, filozofska prepričanja ali članstvo v sindikatu

Genetski in biometrični podatki

Podatki o zdravju, spolnem življenju ali spolni usmerjenosti

 

Osebni podatki, ki jih zbiramo o vas

Opomba: ne zbiramo nobenih podatkov, vendar se to lahko spremeni. V spodnji tabeli so navedeni osebni podatki, ki jih lahko zbiramo.

Osebne podatke, ki jih bomo zbirali 

Osebni podatki, ki jih lahko zbiramo

Vaše ime, naslov in telefonska številka, elektronski naslov

 

Podrobnosti o vaši profesionalni spletni prisotnosti.

Ti osebni podatki bodo morda potrebni, da vam lahko zagotovimo naše storitve. Če ne posredujete osebnih podatkov, ki jih zahtevamo, lahko to povzroči zamudo ali nam prepreči zagotavljanje storitev za vas.

 

Kako se zbirajo vaši osebni podatki

Večino teh podatkov zbiramo neposredno od vas. Lahko pa zbiramo tudi podatke: 

 

• iz javno dostopnih virov, na primer Companies House ali HM Land Registry;

• neposredno od tretje osebe, na primer:

 

• izvajalci skrbnega pregleda stranke;

 

• od tretje osebe z vašim soglasjem.

 

• prek naših sistemov informacijske tehnologije (IT),

 

• avtomatizirano spremljanje naših spletnih mest in drugih tehničnih sistemov, kot so naša računalniška omrežja in povezave, komunikacijski sistemi, e-pošta in sistemi za neposredno sporočanje;

 

Kako in zakaj uporabljamo vaše osebne podatke

Po zakonu o varstvu podatkov lahko vaše osebne podatke uporabljamo le, če imamo za to ustrezen razlog, na primer:

 

• za izpolnjevanje naših zakonskih in regulativnih obveznosti;

• za izvajanje naše pogodbe z vami ali za izvedbo korakov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe;

• za naše zakonite interese ali interese tretje osebe; oz

• kjer ste dali soglasje.

Legitimen interes je, ko imamo poslovni ali komercialni razlog za uporabo vaših podatkov, če tega ne prevladajo vaše pravice in interesi.

Spodnja tabela pojasnjuje, za kaj uporabljamo (obdelujemo) vaše osebne podatke in razloge za to:

 

Za kaj uporabljamo vaše osebne podatke

Naši razlogi

Za zagotavljanje storitev za vas

Za izvajanje naše pogodbe z vami ali za izvedbo korakov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe

Izvajanje pregledov za identifikacijo naših strank in preverjanje njihove identitete

Preverjanje finančnih in drugih sankcij ali embarga

Druga obdelava, ki je potrebna za izpolnjevanje poklicnih, zakonskih in regulativnih obveznosti, ki veljajo za naše poslovanje, na primer v skladu z zdravstvenimi in varnostnimi predpisi ali pravili, ki jih izda naš strokovni regulator

Za izpolnjevanje naših zakonskih in regulativnih obveznosti

Zbiranje in zagotavljanje informacij, ki jih zahtevajo ali so povezane z revizijami, poizvedbami ali preiskavami regulativnih organov

Za izpolnjevanje naših zakonskih in regulativnih obveznosti

Zagotavljanje spoštovanja poslovnih politik, na primer politik, ki zajemajo varnost in uporabo interneta

Za naše legitimne interese ali interese tretje osebe, tj. da zagotovimo, da upoštevamo lastne interne postopke

Operativni razlogi, kot so izboljšanje učinkovitosti, usposabljanje in nadzor kakovosti

Zaradi naših zakonitih interesov ali interesov tretje osebe, tj. da bi bili čim bolj učinkoviti

Zagotavljanje zaupnosti poslovno občutljivih informacij

Za naše zakonite interese ali interese tretje osebe, tj. za zaščito naše intelektualne lastnine in drugih komercialno pomembnih informacij

Za izpolnjevanje naših zakonskih in regulativnih obveznosti

Statistična analiza, ki nam pomaga pri upravljanju naše prakse, na primer v zvezi z našo finančno uspešnostjo, bazo strank, vrsto dela ali drugimi ukrepi učinkovitosti

Zaradi naših zakonitih interesov ali interesov tretje osebe, tj. da bi bili čim bolj učinkoviti

Preprečevanje nepooblaščenega dostopa in spreminjanja sistemov

Za naše zakonite interese ali interese tretje osebe, tj. za preprečevanje in odkrivanje kriminalnih dejavnosti, ki bi lahko škodile nam in vam

Za izpolnjevanje naših zakonskih in regulativnih obveznosti

Posodabljanje evidenc strank

Za izvajanje naše pogodbe z vami ali za izvedbo korakov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe

Za izpolnjevanje naših zakonskih in regulativnih obveznosti

Za naše zakonite interese ali interese tretje osebe, na primer zaradi zagotavljanja, da lahko ostanemo v stiku z našimi strankami glede obstoječih in novih storitev

Zagotavljanje varnih delovnih praks, upravljanje osebja in ocenjevanje

Za izpolnjevanje naših zakonskih in regulativnih obveznosti

Za naše legitimne interese ali interese tretje osebe, na primer za zagotovitev, da upoštevamo lastne interne postopke

Trženje naših storitev za:

—obstoječe in nekdanje stranke 

—tretje osebe, ki so predhodno izrazile zanimanje za naše storitve

—tretje osebe, s katerimi nismo imeli predhodnih poslov.

Za naše legitimne interese ali interese tretje osebe, tj. za promocijo našega poslovanja obstoječim in nekdanjim strankam

Preverjanje bonitetnih referenc prek zunanjih bonitetnih agencij

Za naše zakonite interese ali interese tretje osebe, tj. za kreditni nadzor in za zagotovitev, da bodo naše stranke verjetno sposobne plačati naše storitve

Zunanje revizije in preverjanja kakovosti, na primer revizija naših računovodskih izkazov

Za naše zakonite interese ali interese tretje osebe, tj. za ohranitev naših akreditacij, da lahko dokažemo, da delujemo po najvišjih standardih

Za izpolnjevanje naših zakonskih in regulativnih obveznosti

Zgornja tabela ne velja za posebne kategorije osebnih podatkov, ki jih bomo obdelovali le z vašim izrecnim soglasjem.

 

Promocijske komunikacije

Vaše osebne podatke lahko uporabimo, da vam po e-pošti ali objavi pošljemo posodobitve o pravnih dogodkih, ki bi vas lahko zanimali, in/ali informacije o naših storitvah, vključno z vsemi novimi storitvami, ki jih morda ponujamo.

Imamo zakonit interes za obdelavo vaših osebnih podatkov v promocijske namene (glejte zgoraj »Kako in zakaj uporabljamo vaše osebne podatke«). To pomeni, da običajno ne potrebujemo vašega soglasja za pošiljanje promocijskih sporočil. Če pa je potrebno soglasje, bomo za to soglasje zahtevali ločeno in jasno.

 

Z vašimi osebnimi podatki bomo vedno ravnali z največjim spoštovanjem in jih nikoli ne bomo delili z drugimi organizacijami v marketinške namene.

Pravico imate, da kadar koli zavrnete prejemanje promocijskih sporočil tako, da:

 

• stopite v stik z nami preko e-pošte našega pooblaščenca za varstvo podatkov: dpo@confirmsend.co.

• s povezavo 'odjava'

 

Morda vas bomo prosili, da potrdite ali posodobite svoje trženjske nastavitve, če nam naročite, da v prihodnosti zagotovimo nadaljnje storitve, ali če pride do sprememb v zakonodaji, predpisih ali strukturi našega poslovanja.

 

S kom delimo vaše osebne podatke

Osebne podatke lahko delimo z:

 

• naše zavarovalnice in posredniki;

• zunanji revizorji, na primer v zvezi z revizijo naših računovodskih izkazov;

• naša banka

• zunanji dobavitelji storitev, zastopniki in agenti, ki jih uporabljamo za večjo učinkovitost našega poslovanja, na primer storitve tipkanja, marketinške agencije, ponudniki zbiranja dokumentov ali analiz;

Našim ponudnikom storitev dovolimo obdelavo vaših osebnih podatkov le, če smo prepričani, da sprejmejo ustrezne ukrepe za zaščito vaših osebnih podatkov. Ponudnikom storitev nalagamo tudi pogodbene obveznosti, ki se nanašajo na zagotovitev, da lahko vaše osebne podatke uporabljajo samo za zagotavljanje storitev nam in vam.

Podatke lahko razkrijemo in izmenjujemo z organi kazenskega pregona in regulativnimi organi, da izpolnimo svoje pravne in regulativne obveznosti. 

Nekatere osebne podatke bomo morda morali deliti tudi z drugimi strankami, kot so potencialni kupci nekaterih ali vseh naših poslov ali med prestrukturiranjem. Običajno bodo informacije anonimizirane, vendar to morda ni vedno mogoče. Prejemnik informacij bo zavezan k zaupnosti. 

Vaših osebnih podatkov ne bomo delili z drugimi tretjimi osebami.

 

Kje se hranijo vaši osebni podatki

Če hranimo vaše podatke, se informacije lahko hranijo v naših pisarnah, agencijah tretjih oseb, ponudnikih storitev, zastopnikih in agentih, kot je opisano zgoraj (glejte 'S kom delimo vaše osebne podatke').

Nekatere od teh tretjih oseb imajo lahko sedež zunaj Evropskega gospodarskega prostora. Za več informacij, vključno s tem, kako varujemo vaše osebne podatke, ko se to zgodi, glejte spodaj: »Prenos vaših osebnih podatkov iz EGP«.

 

Kako dolgo bodo vaši osebni podatki hranjeni

Vaše osebne podatke ne bomo hranili dlje, kot je potrebno – v skladu s standardno politiko hrambe podatkov. To bomo storili zaradi enega od teh razlogov:

 

• za odgovor na kakršna koli vprašanja, pritožbe ali zahtevke, ki ste jih podali vi ali v vašem imenu;

• da pokažemo, da smo z vami ravnali pošteno;

• voditi evidence, ki jih zahteva zakon.

Vaših podatkov ne bomo hranili dlje, kot je potrebno za namene, določene v tem pravilniku. Za različne vrste podatkov veljajo različna obdobja hrambe. Dodatne podrobnosti o tem so na voljo v našem pismu o skrbi za stranke/pogojih poslovanja.

Ko vaših osebnih podatkov ne bo več potrebno hraniti, jih bomo izbrisali ali anonimizirali.

 

Prenos vaših osebnih podatkov iz EGP

Da vam zagotovimo storitve, moramo včasih deliti vaše osebne podatke zunaj Evropskega gospodarskega prostora (EGP), na primer:

 

• z vašimi in našimi ponudniki storitev zunaj EGP;

• če imate sedež zunaj EGP;

Za te prenose veljajo posebna pravila v skladu z evropsko zakonodajo in zakonodajo Združenega kraljestva o varstvu podatkov.

 

Vaše pravice

Imate naslednje pravice, ki jih lahko uveljavljate brezplačno:

 

Dostop

Pravica do kopije vaših osebnih podatkov 

Popravek

Pravica zahtevati, da popravimo morebitne napake v vaših osebnih podatkih

Biti pozabljen

Pravica, da od nas zahtevate, da izbrišemo vaše osebne podatke – v določenih situacijah

Omejitev obdelave

Pravica, da zahtevate, da omejimo obdelavo vaših osebnih podatkov – v določenih okoliščinah, na primer, če izpodbijate točnost podatkov

Prenosljivost podatkov

Pravica do prejema osebnih podatkov, ki ste nam jih posredovali, v strukturirani, pogosto uporabljeni in strojno berljivi obliki in/ali posredovanja teh podatkov tretji osebi – v določenih situacijah

Ugovarjati

Pravica do ugovora:

—kadar koli na vaše osebne podatke, ki se obdelujejo za neposredno trženje (vključno s profiliranjem);

— v nekaterih drugih situacijah na našo nadaljnjo obdelavo vaših osebnih podatkov, na primer obdelavo, ki se izvaja za namene naših zakonitih interesov.

Ne sme biti predmet avtomatiziranega individualnega odločanja

Pravica, da za vas ne velja odločitev, ki temelji izključno na avtomatizirani obdelavi (vključno s profiliranjem), ki ima pravne učinke v zvezi z vami ali na podoben način pomembno vpliva na vas

Za nadaljnje informacije o vsaki od teh pravic, vključno z okoliščinami, v katerih veljajo, se obrnite na nas ali si oglejteSmernice Urada informacijskega pooblaščenca Združenega kraljestva (ICO) o pravicah posameznikov v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov.

Če želite uveljavljati katero od teh pravic, prosimo:

 

• izpolnite obrazec za zahtevo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki – na voljo pri našem pooblaščencu za varstvo podatkov

• pošljite e-pošto, pokličite ali pišite naši pooblaščeni osebi za varstvo podatkov – glejte spodaj: 'Kako stopiti v stik z nami'; in

• dovolite, da imamo dovolj informacij, da vas identificiramo [(na primer vaše polno ime, naslov in referenčna številka stranke ali zadeve)];

• dovolite nam dokazilo o vaši identiteti in naslovu (kopija vašega vozniškega dovoljenja ali potnega lista in nedavni račun za komunalne storitve ali kreditno kartico); in

• nam sporočite, katero pravico želite uveljavljati in informacije, na katere se nanaša vaša zahteva.

 

Varovanje vaših osebnih podatkov

Imamo ustrezne varnostne ukrepe, da preprečimo nenamerno izgubo osebnih podatkov ali nezakonito uporabo ali dostop do njih. Dostop do vaših osebnih podatkov omejujemo na tiste, ki imajo resnično poslovno potrebo po dostopu do njih. Tisti, ki obdelujejo vaše podatke, bodo to storili samo na pooblaščen način in zanje velja dolžnost zaupnosti.

Vzpostavljene imamo tudi postopke za obravnavo kakršnih koli domnevnih kršitev varnosti podatkov. Vas in vse veljavne regulatorje bomo obvestili o domnevni kršitvi varnosti podatkov, če to od nas zahteva zakon.

Če želite podrobne informacije Get Safe Online o tem, kako zaščititi svoje podatke ter računalnike in naprave pred goljufijami, krajo identitete, virusi in številnimi drugimi spletnimi težavami, obiščitewww.getsafeonline.org. Get Safe Online podpirajo vlada HM in vodilna podjetja.

​

Spremembe tega pravilnika o zasebnosti

Ta politika zasebnosti je bila objavljena 01. 2. 2018

Ta pravilnik o zasebnosti lahko občasno spremenimo, o tem pa vas bomo obvestili po e-pošti in z obvestilom na naši spletni strani.

 

Kako nas kontaktirati

Prosimo, kontaktirajte nas po pošti, e-pošti ali telefonu, če imate kakršna koli vprašanja o tem pravilniku o zasebnosti ali podatkih, ki jih imamo o vas.

Naši kontaktni podatki so prikazani spodaj:

Naši kontaktni podatki

Kontaktni podatki našega pooblaščenca za varstvo podatkov

Potrdi pošiljanje

Canary Wharf,

London

E149AF

E-pošta: dpo@confirmsend.co

 

 

Potrebujete dodatno pomoč?

Če želite ta pravilnik v drugi obliki (na primer zvok, velik tisk, Braillova pisava), se obrnite na nas (glejte »Kako stopiti v stik z nami« zgoraj).