Politica de confidențialitate

 

Vă luăm foarte în serios confidențialitatea. Vă rugăm să citiți cu atenție această politică de confidențialitate, deoarece conține informații importante despre cine suntem și cum și de ce colectăm, stocăm, folosim și partajăm datele dumneavoastră cu caracter personal. De asemenea, explică drepturile dumneavoastră în legătură cu datele dumneavoastră personale și cum să ne contactați sau să ne contactați autoritățile de supraveghere în cazul în care aveți o plângere.

 

Când folosim datele dumneavoastră cu caracter personal, suntem reglementați de Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR), care se aplică în întreaga Uniune Europeană (inclusiv în Regatul Unit) și suntem responsabili în calitate de „controller” al acestor date personale în sensul GDPR. Utilizarea de către noi a datelor dumneavoastră cu caracter personal se supune instrucțiunilor dumneavoastră, GDPR, alte legislații relevante din Regatul Unit și UE și obligației noastre profesionale de confidențialitate. 

 

Termeni cheie

 

Noi, noi, al nostru

JPMIT/ConfirmSend

Responsabilul nostru cu protecția datelor

E-mail: dpo@confirmsend.co

Date personale

Orice informație referitoare la o persoană identificată sau identificabilă

Date personale din categoria specială

Date personale care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, convingerile religioase, convingerile filozofice sau apartenența la sindicat

Date genetice și biometrice

Date privind sănătatea, viața sexuală sau orientarea sexuală

 

Datele personale pe care le colectăm despre dumneavoastră

Notă: nu colectăm nicio dată nicio dată, însă aceasta poate fi supusă modificărilor. Tabelul de mai jos prezintă datele personale pe care le putem colecta.

Datele personale pe care le vom colecta 

Datele personale pe care le putem colecta

Numele, adresa și numărul dvs. de telefon, adresa de e-mail

 

Detalii despre prezența dvs. profesională online.

Aceste date personale pot fi necesare pentru a ne permite să vă oferim serviciile noastre. Dacă nu furnizați datele personale pe care le solicităm, ne poate întârzia sau împiedica să vă oferim servicii.

 

Cum sunt colectate datele dumneavoastră cu caracter personal

Colectăm majoritatea acestor informații direct de la dvs. Cu toate acestea, este posibil să colectăm și informații: 

 

• din surse accesibile publicului, de exemplu Companies House sau HM Land Registry;

• direct de la o terță parte, de exemplu:

 

• furnizori de due diligence pentru client;

 

• de la o terță parte cu acordul dumneavoastră.

 

• prin sistemele noastre de tehnologie a informației (IT),

 

• monitorizarea automată a site-urilor noastre web și a altor sisteme tehnice, cum ar fi rețelele și conexiunile noastre de computere, sistemele de comunicații, sistemele de e-mail și de mesagerie instantanee;

 

Cum și de ce folosim datele dumneavoastră cu caracter personal

În conformitate cu legea privind protecția datelor, putem folosi datele dumneavoastră cu caracter personal numai dacă avem un motiv adecvat pentru a face acest lucru, de exemplu:

 

• pentru a ne conforma obligațiilor legale și de reglementare;

• pentru executarea contractului nostru cu dumneavoastră sau pentru a lua măsuri la cererea dumneavoastră înainte de a încheia un contract;

• pentru interesele noastre legitime sau ale unei terțe părți; sau

• unde ți-ai dat consimțământul.

Un interes legitim este atunci când avem un motiv de afaceri sau comercial pentru a vă folosi informațiile, atâta timp cât acest lucru nu este depășit de propriile drepturi și interese.

Tabelul de mai jos explică pentru ce utilizăm (prelucrăm) datele dumneavoastră cu caracter personal și motivele noastre pentru a face acest lucru:

 

Pentru ce folosim datele dumneavoastră personale

Motivele noastre

Pentru a vă oferi servicii

Pentru executarea contractului nostru cu dumneavoastră sau pentru a lua măsuri la cererea dumneavoastră înainte de a încheia un contract

Efectuarea de verificări pentru identificarea clienților noștri și verificarea identității acestora

Verificarea pentru sancțiuni financiare și alte sancțiuni sau embargouri

Alte prelucrări necesare pentru a respecta obligațiile profesionale, legale și de reglementare care se aplică afacerii noastre, de exemplu conform reglementărilor privind sănătatea și securitatea sau normele emise de organismul nostru profesional de reglementare

Pentru a ne conforma obligațiilor legale și de reglementare

Colectarea și furnizarea de informații solicitate de sau legate de audituri, anchete sau investigații de către organismele de reglementare

Pentru a ne conforma obligațiilor legale și de reglementare

Asigurarea respectării politicilor de afaceri, de exemplu politicile care acoperă securitatea și utilizarea internetului

Pentru interesele noastre legitime sau ale unei terțe părți, adică pentru a ne asigura că respectăm propriile proceduri interne

Motive operaționale, cum ar fi îmbunătățirea eficienței, instruirea și controlul calității

Pentru interesele noastre legitime sau ale unei terțe părți, adică să fim cât mai eficienți

Asigurarea confidentialitatii informatiilor sensibile din punct de vedere comercial

Pentru interesele noastre legitime sau ale unei terțe părți, adică pentru a ne proteja proprietatea intelectuală și alte informații valoroase din punct de vedere comercial

Pentru a ne conforma obligațiilor legale și de reglementare

Analiza statistică pentru a ne ajuta să ne gestionăm practica, de exemplu în legătură cu performanța noastră financiară, baza de clienți, tipul de muncă sau alte măsuri de eficiență

Pentru interesele noastre legitime sau ale unei terțe părți, adică să fim cât mai eficienți

Prevenirea accesului neautorizat și a modificărilor la sisteme

Pentru interesele noastre legitime sau ale unei terțe părți, adică pentru a preveni și detecta activități criminale care ar putea fi dăunătoare pentru noi și pentru dvs.

Pentru a ne conforma obligațiilor legale și de reglementare

Actualizarea înregistrărilor clienților

Pentru executarea contractului nostru cu dumneavoastră sau pentru a lua măsuri la cererea dumneavoastră înainte de a încheia un contract

Pentru a ne conforma obligațiilor legale și de reglementare

Pentru interesele noastre legitime sau ale unei terțe părți, de exemplu, asigurându-ne că putem păstra legătura cu clienții noștri despre serviciile existente și noi

Asigurarea practicilor de lucru sigure, administrarea personalului și evaluări

Pentru a ne conforma obligațiilor legale și de reglementare

Pentru interesele noastre legitime sau ale unei terțe părți, de exemplu pentru a ne asigura că respectăm propriile proceduri interne

Comercializați serviciile noastre către:

—clienți existenți și foști 

-terți care și-au exprimat anterior interesul pentru serviciile noastre

— terțe părți cu care nu am avut relații anterioare.

Pentru interesele noastre legitime sau ale unei terțe părți, adică pentru a ne promova afacerea clienților existenți și foștilor

Verificări de referință de credit prin agenții externe de referință de credit

Pentru interesele noastre legitime sau ale unei terțe părți, adică pentru controlul creditului și pentru a ne asigura că clienții noștri vor putea plăti pentru serviciile noastre

Audituri externe și verificări de calitate, de exemplu auditul conturilor noastre

Pentru interesele noastre legitime sau ale unei terțe părți, adică să ne menținem acreditările astfel încât să putem demonstra că funcționăm la cele mai înalte standarde

Pentru a ne conforma obligațiilor legale și de reglementare

Tabelul de mai sus nu se aplică datelor cu caracter personal din categorii speciale, pe care le vom procesa doar cu consimțământul dumneavoastră explicit.

 

Comunicatii promotionale

Putem folosi datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a vă trimite actualizări prin e-mail sau prin postare despre evoluțiile legale care ar putea fi de interes pentru dvs. și/sau informații despre serviciile noastre, inclusiv orice servicii noi pe care le putem oferi.

Avem un interes legitim în prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în scopuri promoționale (vezi mai sus „Cum și de ce folosim datele dumneavoastră cu caracter personal”). Aceasta înseamnă că de obicei nu avem nevoie de consimțământul dumneavoastră pentru a vă trimite comunicări promoționale. Cu toate acestea, acolo unde este necesar consimțământul, vom solicita acest consimțământ separat și clar.

 

Vom trata întotdeauna datele dumneavoastră cu caracter personal cu cel mai mare respect și nu le vom împărtăși niciodată altor organizații în scopuri de marketing.

Aveți dreptul de a renunța la primirea de comunicări promoționale în orice moment prin:

 

• contactându-ne prin e-mailul responsabilului nostru cu protecția datelor: dpo@confirmsend.co.

• folosind linkul „dezabonare”.

 

Vă putem solicita să confirmați sau să actualizați preferințele dvs. de marketing dacă ne solicitați să oferim servicii suplimentare în viitor sau dacă există modificări în legislația, regulamentul sau structura afacerii noastre.

 

Cu cine împărtășim datele dumneavoastră cu caracter personal

Putem partaja date personale cu:

 

• asigurătorii și brokerii noștri;

• auditori externi, de exemplu în legătură cu auditul conturilor noastre;

• banca noastră

• furnizori externi de servicii, reprezentanți și agenți pe care îi folosim pentru a face afacerea noastră mai eficientă, de exemplu, servicii de dactilografiere, agenții de marketing, furnizori de colare sau analiză a documentelor;

Permitem furnizorilor noștri de servicii să gestioneze datele dumneavoastră cu caracter personal numai dacă suntem mulțumiți că iau măsurile adecvate pentru a vă proteja datele personale. Impunem, de asemenea, obligații contractuale furnizorilor de servicii pentru a ne asigura că pot utiliza datele dumneavoastră cu caracter personal numai pentru a vă furniza servicii nouă și dumneavoastră.

Putem dezvălui și face schimb de informații cu agențiile de aplicare a legii și organismele de reglementare pentru a ne conforma obligațiilor legale și de reglementare. 

De asemenea, este posibil să fie nevoie să împărtășim anumite date cu caracter personal cu alte părți, cum ar fi potențialii cumpărători ai uneia sau a întregii afaceri noastre sau în timpul unei restructurări. De obicei, informațiile vor fi anonimizate, dar acest lucru s-ar putea să nu fie întotdeauna posibil. Destinatarul informațiilor va fi ținut de obligații de confidențialitate. 

Nu vom împărtăși datele dumneavoastră cu caracter personal cu niciun alt terț.

 

Unde sunt păstrate datele dumneavoastră cu caracter personal

Dacă deținem datele dvs., informațiile pot fi păstrate la birourile noastre, agenții terțe, furnizori de servicii, reprezentanți și agenți, așa cum este descris mai sus (consultați „Cui împărtășim datele dumneavoastră cu caracter personal”).

Unele dintre aceste terțe părți pot avea sediul în afara Spațiului Economic European. Pentru mai multe informații, inclusiv despre modul în care vă protejăm datele personale atunci când acest lucru se întâmplă, consultați mai jos: „Transferul datelor dumneavoastră cu caracter personal în afara SEE”.

 

Cât timp vor fi păstrate datele dumneavoastră personale

Vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal nu mai mult decât este necesar – conform politicii standard de păstrare a datelor. O vom face din unul dintre aceste motive:

 

• pentru a răspunde oricăror întrebări, plângeri sau reclamații făcute de dvs. sau în numele dvs.;

• pentru a arăta că v-am tratat corect;

• să țină evidența cerută de lege.

Nu vom păstra datele dumneavoastră mai mult decât este necesar pentru scopurile prevăzute în această politică. Pentru diferite tipuri de date se aplică perioade de păstrare diferite. Mai multe detalii despre acest lucru sunt disponibile în scrisoarea/termenii de afaceri pentru asistența clienților.

Atunci când nu mai este necesară păstrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, le vom șterge sau anonimiza.

 

Transferarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în afara SEE

Pentru a vă oferi servicii, uneori este necesar să vă partajăm datele personale în afara Spațiului Economic European (SEE), de exemplu:

 

• cu furnizorii dvs. de servicii și cu furnizorii noștri aflați în afara SEE;

• dacă aveți sediul în afara SEE;

Aceste transferuri sunt supuse unor reguli speciale conform legislației europene și britanice privind protecția datelor.

 

Drepturile tale

Aveți următoarele drepturi, pe care le puteți exercita gratuit:

 

Acces

Dreptul de a primi o copie a datelor dumneavoastră personale 

Rectificare

Dreptul de a ne solicita să corectăm orice greșeală în datele dumneavoastră cu caracter personal

A fi uitat

Dreptul de a ne solicita ștergerea datelor dumneavoastră personale — în anumite situații

Restricționarea prelucrării

Dreptul de a ne cere să restricționăm prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal – în anumite circumstanțe, de exemplu dacă contestați acuratețea datelor

Portabilitatea datelor

Dreptul de a primi datele personale pe care ni le-ați furnizat, într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit de mașină și/sau de a transmite acele date unei terțe părți — în anumite situații

La obiect

Dreptul de a obiecta:

— în orice moment, datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate pentru marketing direct (inclusiv crearea de profiluri);

— în anumite alte situații, la prelucrarea continuă a datelor dumneavoastră cu caracter personal, de exemplu, prelucrarea efectuată în scopul intereselor noastre legitime.

A nu fi supus luării deciziilor individuale automatizate

Dreptul de a nu fi supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată (inclusiv crearea de profiluri) care produce efecte juridice în privința dvs. sau vă afectează în mod similar în mod semnificativ

Pentru informații suplimentare despre fiecare dintre aceste drepturi, inclusiv circumstanțele în care se aplică, vă rugăm să ne contactați sau să consultațiÎndrumări de la Biroul Comisarului pentru Informații (ICO) din Regatul Unit cu privire la drepturile persoanelor în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor.

Dacă doriți să vă exercitați oricare dintre aceste drepturi, vă rugăm:

 

• completați un formular de solicitare a persoanei vizate, disponibil la responsabilul nostru cu protecția datelor

• e-mail, sună sau scrie responsabilului nostru cu protecția datelor – vezi mai jos: „Cum ne poți contacta”; și

• permiteți-ne suficiente informații pentru a vă identifica [(de exemplu, numele dvs. complet, adresa și numărul de referință al clientului sau al problemei)];

• permiteți-ne să avem dovada identității și adresei dumneavoastră (o copie a permisului de conducere sau a pașaportului și o factură recentă de utilități sau de card de credit); și

• anunțați-ne ce drept doriți să vă exercitați și informațiile la care se referă solicitarea dumneavoastră.

 

Păstrarea datelor dumneavoastră personale în siguranță

Avem măsuri de securitate adecvate pentru a preveni pierderea accidentală a datelor cu caracter personal, sau utilizarea sau accesarea ilegală. Limităm accesul la datele dumneavoastră cu caracter personal la cei care au o nevoie reală de a le accesa. Cei care vă prelucrează informațiile vor face acest lucru numai într-o manieră autorizată și sunt supuși unei obligații de confidențialitate.

De asemenea, avem proceduri în vigoare pentru a face față oricărei suspecte de încălcare a securității datelor. Vă vom notifica pe dumneavoastră și orice autoritate de reglementare aplicabilă cu privire la o suspiciune de încălcare a securității datelor atunci când suntem obligați legal să facem acest lucru.

Dacă doriți informații detaliate de la Get Safe Online despre cum să vă protejați informațiile și computerele și dispozitivele împotriva fraudei, furtului de identitate, virușilor și a multor alte probleme online, vă rugăm să vizitațiwww.getsafeonline.org. Get Safe Online este susținut de HM Government și de companiile de top.

​

Modificări ale acestei politici de confidențialitate

Această politică de confidențialitate a fost publicată pe 02 01 2018

Este posibil să modificăm această politică de confidențialitate din când în când, când o vom face, vă vom informa prin e-mail și prin notificare pe site-ul nostru.

 

Cum să ne contactați

Vă rugăm să ne contactați prin poștă, e-mail sau telefon dacă aveți întrebări despre această politică de confidențialitate sau despre informațiile pe care le deținem despre dumneavoastră.

Datele noastre de contact sunt prezentate mai jos:

Datele noastre de contact

Datele de contact ale responsabilului nostru cu protecția datelor

ConfirmSend

Canary Wharf,

Londra

E149AF

E-mail: dpo@confirmsend.co

 

 

Ai nevoie de ajutor suplimentar?

Dacă doriți această politică într-un alt format (de exemplu audio, litere mari, braille), vă rugăm să ne contactați (consultați „Cum să ne contactați” de mai sus).