Polityka prywatności

 

Traktujemy Twoją prywatność bardzo poważnie. Przeczytaj uważnie niniejszą politykę prywatności, ponieważ zawiera ona ważne informacje o tym, kim jesteśmy oraz w jaki sposób i dlaczego zbieramy, przechowujemy, wykorzystujemy i udostępniamy Twoje dane osobowe. Wyjaśnia również Twoje prawa w odniesieniu do Twoich danych osobowych oraz sposób kontaktowania się z nami lub organami nadzorczymi w przypadku wniesienia skargi.

 

Kiedy wykorzystujemy Twoje dane osobowe, podlegamy Ogólnemu rozporządzeniu o ochronie danych (RODO), które ma zastosowanie w całej Unii Europejskiej (w tym w Wielkiej Brytanii) i jesteśmy odpowiedzialni jako „administrator” tych danych osobowych dla celów RODO. Nasze wykorzystanie Twoich danych osobowych podlega Twoim instrukcjom, RODO, innym stosownym przepisom brytyjskim i unijnym oraz naszemu zawodowemu obowiązkowi zachowania poufności. 

 

Kluczowe terminy

 

My, my, nasz

JPMIT/Potwierdź wysłanie

Nasz inspektor ochrony danych

E-mail: dpo@confirmsend.co

Dane osobiste

Wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej

Dane osobowe kategorii specjalnej

Dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne, światopoglądowe lub przynależność związkową

Dane genetyczne i biometryczne

Dane dotyczące zdrowia, życia seksualnego lub orientacji seksualnej

 

Dane osobowe, które zbieramy na Twój temat

Uwaga: nie gromadzimy żadnych danych, jednak może to ulec zmianie. Poniższa tabela przedstawia dane osobowe, które możemy gromadzić.

Dane osobowe, które będziemy gromadzić 

Dane osobowe, które możemy gromadzić

Twoje imię i nazwisko, adres i numer telefonu, adres e-mail

 

Szczegóły Twojej profesjonalnej obecności w Internecie.

Te dane osobowe mogą być wymagane, abyśmy mogli świadczyć Ci nasze usługi. Niepodanie danych osobowych, o które prosimy, może opóźnić lub uniemożliwić nam świadczenie usług na Twoją rzecz.

 

Jak gromadzone są Twoje dane osobowe

Większość tych informacji zbieramy bezpośrednio od Ciebie. Możemy jednak również zbierać informacje: 

 

• z publicznie dostępnych źródeł, na przykład Companies House lub HM Land Registry;

• bezpośrednio od osoby trzeciej, na przykład:

 

• dostawcy usług należytej staranności wobec klienta;

 

• od osób trzecich za Twoją zgodą.

 

• za pośrednictwem naszych systemów informatycznych (IT),

 

• zautomatyzowane monitorowanie naszych stron internetowych i innych systemów technicznych, takich jak nasze sieci komputerowe i połączenia, systemy komunikacyjne, systemy poczty elektronicznej i komunikatorów internetowych;

 

Jak i dlaczego wykorzystujemy Twoje dane osobowe

Zgodnie z przepisami o ochronie danych możemy wykorzystywać Twoje dane osobowe tylko wtedy, gdy mamy do tego uzasadniony powód, na przykład:

 

• w celu przestrzegania naszych zobowiązań prawnych i regulacyjnych;

• w celu wykonania naszej umowy z Tobą lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy;

• dla naszych uzasadnionych interesów lub interesów strony trzeciej; lub

• gdzie wyraziłeś zgodę.

Uzasadniony interes ma miejsce, gdy mamy biznesowy lub handlowy powód do wykorzystania twoich informacji, o ile nie jest to nadrzędne w stosunku do twoich własnych praw i interesów.

Poniższa tabela wyjaśnia, do czego wykorzystujemy (przetwarzamy) Twoje dane osobowe i dlaczego to robimy:

 

Do czego wykorzystujemy Twoje dane osobowe

Nasze powody

Aby świadczyć Ci usługi

W celu wykonania naszej umowy z Tobą lub podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy

Przeprowadzanie kontroli w celu identyfikacji naszych klientów i weryfikacji ich tożsamości

Sprawdzanie pod kątem finansowych i innych sankcji lub embarg

Inne przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązków zawodowych, prawnych i regulacyjnych, które mają zastosowanie do naszej działalności, na przykład wynikających z przepisów BHP lub zasad wydanych przez naszego profesjonalnego regulatora

Aby spełnić nasze zobowiązania prawne i regulacyjne

Gromadzenie i dostarczanie informacji wymaganych lub związanych z audytami, zapytaniami lub dochodzeniami prowadzonymi przez organy regulacyjne

Aby spełnić nasze zobowiązania prawne i regulacyjne

Zapewnienie przestrzegania zasad biznesowych, na przykład zasad dotyczących bezpieczeństwa i korzystania z Internetu

Dla naszych uzasadnionych interesów lub interesów strony trzeciej, tj. w celu upewnienia się, że postępujemy zgodnie z naszymi wewnętrznymi procedurami

Przyczyny operacyjne, takie jak poprawa wydajności, szkolenia i kontrola jakości

W naszym uzasadnionym interesie lub interesie strony trzeciej, tj. w celu uzyskania jak największej wydajności

Zapewnienie poufności wrażliwych informacji handlowych

W uzasadnionych interesach naszych lub stron trzecich, tj. w celu ochrony naszej własności intelektualnej i innych cennych informacji handlowych

Aby spełnić nasze zobowiązania prawne i regulacyjne

Analiza statystyczna pomagająca nam zarządzać naszą praktyką, na przykład w odniesieniu do naszych wyników finansowych, bazy klientów, rodzaju pracy lub innych miar wydajności

W naszym uzasadnionym interesie lub interesie strony trzeciej, tj. w celu uzyskania jak największej wydajności

Zapobieganie nieautoryzowanemu dostępowi i modyfikacjom systemów

Dla naszych uzasadnionych interesów lub interesów strony trzeciej, tj. w celu zapobiegania i wykrywania działalności przestępczej, która może być szkodliwa dla nas i dla Ciebie

Aby spełnić nasze zobowiązania prawne i regulacyjne

Aktualizowanie rekordów klientów

W celu wykonania naszej umowy z Tobą lub podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy

Aby spełnić nasze zobowiązania prawne i regulacyjne

Dla naszych uzasadnionych interesów lub interesów strony trzeciej, na przykład upewnienie się, że możemy pozostać w kontakcie z naszymi klientami w sprawie istniejących i nowych usług

Zapewnienie bezpiecznych praktyk pracy, administracja personelem i ocena

Aby spełnić nasze zobowiązania prawne i regulacyjne

Dla naszych uzasadnionych interesów lub interesów strony trzeciej, na przykład w celu upewnienia się, że postępujemy zgodnie z naszymi wewnętrznymi procedurami

Marketing naszych usług do:

—obecni i byli klienci 

—strony trzecie, które wcześniej wyraziły zainteresowanie naszymi usługami

—osoby trzecie, z którymi nie mieliśmy wcześniejszych kontaktów.

Dla naszych uzasadnionych interesów lub interesów strony trzeciej, tj. w celu promowania naszej działalności wśród obecnych i byłych klientów

Sprawdzanie referencji kredytowych za pośrednictwem zewnętrznych agencji informacji kredytowej

Dla naszych uzasadnionych interesów lub interesów strony trzeciej, tj. w celu kontroli kredytowej i upewnienia się, że nasi klienci prawdopodobnie będą w stanie zapłacić za nasze usługi

Zewnętrzne audyty i kontrole jakości, na przykład audyt naszych kont

Dla naszych uzasadnionych interesów lub interesów strony trzeciej, tj. w celu utrzymania naszych akredytacji, abyśmy mogli wykazać, że działamy zgodnie z najwyższymi standardami

Aby spełnić nasze zobowiązania prawne i regulacyjne

Powyższa tabela nie dotyczy danych osobowych szczególnej kategorii, które będziemy przetwarzać wyłącznie za Twoją wyraźną zgodą.

 

Komunikaty promocyjne

Możemy wykorzystywać Twoje dane osobowe do wysyłania e-mailem lub pocztą elektroniczną aktualizacji dotyczących zmian prawnych, które mogą Cię zainteresować i/lub informacji o naszych usługach, w tym o wszelkich nowych usługach, które możemy zaoferować.

Mamy uzasadniony interes w przetwarzaniu Twoich danych osobowych w celach promocyjnych (patrz powyżej „Jak i dlaczego wykorzystujemy Twoje dane osobowe”). Oznacza to, że zwykle nie potrzebujemy Twojej zgody na przesyłanie Ci komunikatów promocyjnych. Jeśli jednak wymagana jest zgoda, poprosimy o nią osobno i wyraźnie.

 

Zawsze będziemy traktować Twoje dane osobowe z najwyższym szacunkiem i nigdy nie udostępniać ich innym organizacjom w celach marketingowych.

Masz prawo zrezygnować z otrzymywania komunikatów promocyjnych w dowolnym momencie poprzez:

 

• kontaktowanie się z nami przez naszego inspektora ochrony danych e-mail: dpo@confirmsend.co.

• za pomocą linku „anuluj subskrypcję”.

 

Możemy poprosić Cię o potwierdzenie lub aktualizację Twoich preferencji marketingowych, jeśli zlecisz nam świadczenie dalszych usług w przyszłości lub jeśli nastąpią zmiany w prawie, regulacjach lub strukturze naszej działalności.

 

Komu udostępniamy Twoje dane osobowe

Możemy udostępniać dane osobowe:

 

• nasi ubezpieczyciele i brokerzy;

• audytorzy zewnętrzni, na przykład w związku z audytem naszych ksiąg rachunkowych;

• nasz bank

• zewnętrzni dostawcy usług, przedstawiciele i agenci, z których korzystamy w celu usprawnienia naszej działalności, na przykład usługi pisania na maszynie, agencje marketingowe, dostawcy zestawiania dokumentów lub analizy;

Zezwalamy naszym usługodawcom na przetwarzanie Twoich danych osobowych tylko wtedy, gdy jesteśmy przekonani, że podjęli oni odpowiednie środki w celu ochrony Twoich danych osobowych. Nakładamy również zobowiązania umowne na usługodawców dotyczące zapewnienia, że mogą wykorzystywać Twoje dane osobowe wyłącznie w celu świadczenia usług nam i Tobie.

Możemy ujawniać i wymieniać informacje z organami ścigania i organami regulacyjnymi w celu wypełnienia naszych zobowiązań prawnych i regulacyjnych. 

Może być również konieczne udostępnienie niektórych danych osobowych innym stronom, takim jak potencjalni nabywcy części lub całości naszej działalności lub podczas restrukturyzacji. Zwykle informacje są anonimizowane, ale nie zawsze jest to możliwe. Odbiorca informacji będzie zobowiązany do zachowania poufności. 

Nie udostępnimy Twoich danych osobowych żadnej innej stronie trzeciej.

 

Gdzie przechowywane są Twoje dane osobowe

Jeśli przechowujemy Twoje dane, Informacje mogą być przechowywane w naszych biurach, agencjach zewnętrznych, usługodawcach, przedstawicielach i agentach, jak opisano powyżej (patrz „Komu udostępniamy Twoje dane osobowe”).

Niektóre z tych stron trzecich mogą mieć siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Aby uzyskać więcej informacji, w tym o tym, jak chronimy Twoje dane osobowe w takiej sytuacji, zobacz poniżej: „Przekazywanie danych osobowych poza EOG”.

 

Jak długo Twoje dane osobowe będą przechowywane

Będziemy przechowywać Twoje dane osobowe nie dłużej niż to konieczne – zgodnie ze standardową polityką przechowywania danych. Zrobimy to z jednego z następujących powodów:

 

• aby odpowiedzieć na wszelkie pytania, skargi lub roszczenia złożone przez Ciebie lub w Twoim imieniu;

• aby pokazać, że traktowaliśmy Cię sprawiedliwie;

• prowadzenia ewidencji wymaganej przepisami prawa.

Nie będziemy przechowywać Twoich danych dłużej niż jest to konieczne do celów określonych w niniejszej polityce. Dla różnych typów danych obowiązują różne okresy przechowywania. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w naszym liście dotyczącym obsługi klienta/warunkach współpracy.

Gdy przechowywanie Twoich danych osobowych nie będzie już konieczne, usuniemy je lub zanonimizujemy.

 

Przeniesienia Twoich danych osobowych poza EOG

W celu świadczenia usług na Twoją rzecz czasami konieczne jest udostępnienie przez nas Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), na przykład:

 

• z Twoimi i naszymi usługodawcami zlokalizowanymi poza EOG;

• jeśli mieszkasz poza EOG;

Transfery te podlegają specjalnym zasadom wynikającym z europejskich i brytyjskich przepisów o ochronie danych.

 

Twoje prawa

Przysługują Ci następujące prawa, z których możesz skorzystać nieodpłatnie:

 

Dostęp

Prawo do otrzymania kopii swoich danych osobowych 

Sprostowanie

Prawo do żądania od nas poprawienia błędów w Twoich danych osobowych

Być zapomnianym

Prawo żądania od nas usunięcia Twoich danych osobowych – w określonych sytuacjach

Ograniczenie przetwarzania

Prawo do żądania od nas ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych – w określonych okolicznościach, na przykład jeśli kwestionujesz prawidłowość danych

Przenośność danych

Prawo do otrzymania danych osobowych, które nam przekazałeś, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego i/lub przesłania tych danych stronie trzeciej – w określonych sytuacjach

Sprzeciwiać się

Prawo do sprzeciwu:

—w dowolnym momencie wobec przetwarzania Twoich danych osobowych w celu marketingu bezpośredniego (w tym profilowania);

—w niektórych innych sytuacjach do dalszego przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, na przykład przetwarzania w celu realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów.

Niepodlegania zautomatyzowanemu indywidualnemu podejmowaniu decyzji

Prawo do tego, by nie podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (w tym profilowaniu), i wywołuje wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływa

Aby uzyskać więcej informacji na temat każdego z tych praw, w tym okoliczności, w których mają zastosowanie, skontaktuj się z nami lub zobaczWytyczne brytyjskiego biura komisarza ds. informacji (ICO) dotyczące praw osób fizycznych wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.

Jeśli chcesz skorzystać z któregokolwiek z tych praw, prosimy o:

 

• wypełnić formularz wniosku osoby, której dane dotyczą — dostępny u naszego inspektora ochrony danych

• wysłać wiadomość e-mail, zadzwonić lub napisać do naszego inspektora ochrony danych — patrz poniżej: „Jak się z nami skontaktować”; oraz

• daj nam wystarczająco dużo informacji, aby Cię zidentyfikować [(na przykład Twoje imię i nazwisko, adres i numer referencyjny klienta lub sprawy)];

• przedstaw nam dowód swojej tożsamości i adresu (kopia prawa jazdy lub paszportu oraz ostatni rachunek za media lub kartę kredytową); oraz

• daj nam znać, z jakiego prawa chcesz skorzystać oraz jakich informacji dotyczy Twoje żądanie.

 

Dbanie o bezpieczeństwo Twoich danych osobowych

Posiadamy odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby zapobiec przypadkowej utracie danych osobowych, ich wykorzystaniu lub uzyskaniu do nich dostępu w sposób niezgodny z prawem. Ograniczamy dostęp do Twoich danych osobowych do tych osób, które mają rzeczywistą potrzebę biznesową, aby uzyskać do nich dostęp. Osoby przetwarzające Twoje dane będą robić to wyłącznie w sposób autoryzowany i podlegają obowiązkowi zachowania poufności.

Posiadamy również procedury postępowania w przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych. Powiadomimy Ciebie i wszelkie właściwe organy regulacyjne o podejrzeniu naruszenia bezpieczeństwa danych, jeśli będziemy do tego prawnie zobowiązani.

Jeśli chcesz uzyskać szczegółowe informacje od Get Safe Online na temat ochrony swoich informacji oraz komputerów i urządzeń przed oszustwami, kradzieżą tożsamości, wirusami i wieloma innymi problemami internetowymi, odwiedź stronęwww.getsafeonline.org. Get Safe Online jest wspierany przez rząd HM i wiodące firmy.

​

Zmiany w niniejszej polityce prywatności

Niniejsza polityka prywatności została opublikowana w dniu 01.02.2018 r

Od czasu do czasu możemy zmieniać niniejszą politykę prywatności, kiedy to zrobimy, poinformujemy Cię o tym e-mailem i powiadomieniem na naszej stronie internetowej.

 

Jak się z nami skontaktować

Skontaktuj się z nami listownie, e-mailem lub telefonicznie, jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszej polityki prywatności lub informacji, które posiadamy na Twój temat.

Nasze dane kontaktowe znajdują się poniżej:

Nasze dane kontaktowe

Dane kontaktowe naszego inspektora ochrony danych

Potwierdź Wyślij

Nabrzeże Kanaryjskie,

Londyn

E149AF

E-mail: dpo@confirmsend.co

 

 

Potrzebujesz dodatkowej pomocy?

Jeśli chcieliby Państwo otrzymać tę politykę w innym formacie (na przykład w formacie audio, dużym drukiem, pismem Braille'a), prosimy o kontakt (patrz „Jak się z nami skontaktować” powyżej).