Politique de confidentialité

 

Nous prenons votre vie privée très au sérieux. Veuillez lire attentivement cette politique de confidentialité car elle contient des informations importantes sur qui nous sommes et comment et pourquoi nous collectons, stockons, utilisons et partageons vos données personnelles. Il explique également vos droits en ce qui concerne vos données personnelles et comment nous contacter ou contacter les autorités de contrôle en cas de réclamation.

 

Lorsque nous utilisons vos données personnelles, nous sommes régis par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) qui s'applique dans toute l'Union européenne (y compris au Royaume-Uni) et nous sommes responsables en tant que « contrôleur » de ces données personnelles aux fins du RGPD. Notre utilisation de vos données personnelles est soumise à vos instructions, au RGPD, à d'autres législations britanniques et européennes pertinentes et à notre obligation professionnelle de confidentialité. 

 

Mots clés

 

Nous, nous, notre

JPMIT/ConfirmEnvoyer

Notre délégué à la protection des données

Courriel : dpo@confirmsend.co

Données personnelles

Toute information relative à une personne identifiée ou identifiable

Données personnelles de catégorie spéciale

Données personnelles révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, les convictions philosophiques ou l'appartenance syndicale

Données génétiques et biométriques

Données concernant la santé, la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle

 

Données personnelles que nous collectons à votre sujet

Remarque : nous ne collectons aucune donnée, mais cela peut être sujet à modification. Le tableau ci-dessous présente les données personnelles que nous pouvons être amenés à collecter.

Données personnelles que nous collecterons 

Données personnelles que nous pouvons collecter

Votre nom, adresse et numéro de téléphone, adresse e-mail

 

Détails de votre présence professionnelle en ligne.

Ces données personnelles peuvent être nécessaires pour nous permettre de vous fournir notre service. Si vous ne fournissez pas les données personnelles que nous demandons, cela peut retarder ou nous empêcher de vous fournir des services.

 

Comment vos données personnelles sont collectées

Nous collectons la plupart de ces informations directement auprès de vous. Cependant, nous pouvons également collecter des informations : 

 

• à partir de sources accessibles au public, par exemple Companies House ou HM Land Registry ;

• directement d'un tiers, par exemple :

 

• les prestataires de diligence raisonnable à l'égard des clients ;

 

• d'un tiers avec votre consentement.

 

• via nos systèmes informatiques,

 

• surveillance automatisée de nos sites Web et autres systèmes techniques, tels que nos réseaux et connexions informatiques, systèmes de communication, systèmes de messagerie électronique et instantanée ;

 

Comment et pourquoi nous utilisons vos données personnelles

En vertu de la loi sur la protection des données, nous ne pouvons utiliser vos données personnelles que si nous avons une bonne raison de le faire, par exemple :

 

• pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires ;

• pour l'exécution de notre contrat avec vous ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat ;

• pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers ; ou alors

• où vous avez donné votre consentement.

Un intérêt légitime est lorsque nous avons une raison commerciale ou commerciale d'utiliser vos informations, tant que cela n'est pas supplanté par vos propres droits et intérêts.

Le tableau ci-dessous explique pourquoi nous utilisons (traitons) vos données personnelles et pourquoi nous le faisons :

 

Pourquoi utilisons-nous vos données personnelles

Nos raisons

Pour vous fournir des services

Pour l'exécution de notre contrat avec vous ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat

Effectuer des contrôles pour identifier nos clients et vérifier leur identité

Dépistage des sanctions financières et autres ou des embargos

Autres traitements nécessaires pour se conformer aux obligations professionnelles, légales et réglementaires qui s'appliquent à notre activité, par exemple en vertu de la réglementation en matière de santé et de sécurité ou des règles émises par notre régulateur professionnel

Pour respecter nos obligations légales et réglementaires

Recueillir et fournir des informations requises par ou liées à des audits, des enquêtes ou des enquêtes par des organismes de réglementation

Pour respecter nos obligations légales et réglementaires

S'assurer que les politiques commerciales sont respectées, par exemple les politiques couvrant la sécurité et l'utilisation d'Internet

Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers, c'est-à-dire pour nous assurer que nous suivons nos propres procédures internes

Raisons opérationnelles, telles que l'amélioration de l'efficacité, la formation et le contrôle de la qualité

Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers, c'est-à-dire pour être le plus efficace possible

Garantir la confidentialité des informations commercialement sensibles

Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers, c'est-à-dire pour protéger notre propriété intellectuelle et d'autres informations à valeur commerciale

Pour respecter nos obligations légales et réglementaires

Analyse statistique pour nous aider à gérer notre pratique, par exemple en ce qui concerne notre performance financière, notre clientèle, notre type de travail ou d'autres mesures d'efficacité

Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers, c'est-à-dire pour être le plus efficace possible

Empêcher les accès non autorisés et les modifications des systèmes

Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers, c'est-à-dire pour prévenir et détecter les activités criminelles qui pourraient être préjudiciables pour nous et pour vous

Pour respecter nos obligations légales et réglementaires

Mise à jour des dossiers clients

Pour l'exécution de notre contrat avec vous ou pour prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat

Pour respecter nos obligations légales et réglementaires

Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers, par exemple pour nous assurer que nous pouvons rester en contact avec nos clients au sujet des services existants et nouveaux

Garantir des pratiques de travail sûres, l'administration du personnel et les évaluations

Pour respecter nos obligations légales et réglementaires

Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers, par exemple pour nous assurer que nous suivons nos propres procédures internes

Commercialisation de nos services auprès de :

—clients existants et anciens 

— des tiers qui ont déjà manifesté un intérêt pour nos services

— des tiers avec lesquels nous n'avons pas eu de relations antérieures.

Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers, c'est-à-dire pour promouvoir notre entreprise auprès de clients existants et anciens

Vérification des références de crédit via des agences de référence de crédit externes

Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers, c'est-à-dire pour le contrôle du crédit et pour s'assurer que nos clients sont susceptibles de pouvoir payer nos services

Audits externes et contrôles de qualité, par exemple l'audit de nos comptes

Pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers, c'est-à-dire pour maintenir nos accréditations afin que nous puissions démontrer que nous opérons selon les normes les plus élevées

Pour respecter nos obligations légales et réglementaires

Le tableau ci-dessus ne s'applique pas aux données personnelles de catégorie spéciale, que nous ne traiterons qu'avec votre consentement explicite.

 

Communications promotionnelles

Nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous envoyer des mises à jour par e-mail ou par courrier sur les développements juridiques susceptibles de vous intéresser et/ou des informations sur nos services, y compris tout nouveau service que nous pourrions offrir.

Nous avons un intérêt légitime à traiter vos données personnelles à des fins promotionnelles (voir ci-dessus "Comment et pourquoi nous utilisons vos données personnelles"). Cela signifie que nous n'avons généralement pas besoin de votre consentement pour vous envoyer des communications promotionnelles. Cependant, lorsqu'un consentement est nécessaire, nous demanderons ce consentement séparément et clairement.

 

Nous traiterons toujours vos données personnelles avec le plus grand respect et ne les partagerons jamais avec d'autres organisations à des fins de marketing.

Vous avez le droit de refuser de recevoir des communications promotionnelles à tout moment en :

 

• en nous contactant par e-mail de notre responsable de la protection des données : dpo@confirmsend.co.

• en utilisant le lien 'se désabonner'

 

Nous pouvons vous demander de confirmer ou de mettre à jour vos préférences marketing si vous nous demandez de fournir d'autres services à l'avenir, ou s'il y a des changements dans la loi, la réglementation ou la structure de notre entreprise.

 

Avec qui partageons-nous vos données personnelles

Nous pouvons partager des données personnelles avec :

 

• nos assureurs et courtiers ;

• des auditeurs externes, par exemple en relation avec l'audit de nos comptes ;

• notre banque

• les fournisseurs de services externes, les représentants et les agents que nous utilisons pour rendre notre entreprise plus efficace, par exemple les services de dactylographie, les agences de marketing, les fournisseurs de collecte ou d'analyse de documents ;

Nous n'autorisons nos prestataires de services à traiter vos données personnelles que si nous sommes convaincus qu'ils prennent les mesures appropriées pour protéger vos données personnelles. Nous imposons également des obligations contractuelles aux prestataires de services afin de garantir qu'ils ne peuvent utiliser vos données personnelles que pour nous fournir des services et vous fournir des services.

Nous pouvons divulguer et échanger des informations avec les forces de l'ordre et les organismes de réglementation pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. 

Nous pouvons également avoir besoin de partager certaines données personnelles avec d'autres parties, telles que des acheteurs potentiels de tout ou partie de nos activités ou lors d'une restructuration. Habituellement, les informations seront rendues anonymes, mais cela n'est pas toujours possible. Le destinataire des informations sera lié par des obligations de confidentialité. 

Nous ne partagerons vos données personnelles avec aucun autre tiers.

 

Où sont conservées vos données personnelles

Si nous détenons vos données, les informations peuvent être conservées dans nos bureaux, agences tierces, prestataires de services, représentants et agents comme décrit ci-dessus (voir « Avec qui partageons-nous vos données personnelles »).

Certains de ces tiers peuvent être basés en dehors de l'Espace économique européen. Pour plus d'informations, y compris sur la manière dont nous protégeons vos données personnelles lorsque cela se produit, voir ci-dessous : « Transfert de vos données personnelles hors de l'EEE ».

 

Combien de temps vos données personnelles seront conservées

Nous ne conserverons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire - conformément à la politique standard de conservation des données. Nous le ferons pour l'une des raisons suivantes :

 

• pour répondre à toute question, plainte ou réclamation faite par vous ou en votre nom ;

• pour montrer que nous vous avons traité équitablement ;

• tenir les registres exigés par la loi.

Nous ne conserverons pas vos données plus longtemps que nécessaire aux fins énoncées dans la présente politique. Différentes périodes de conservation s'appliquent aux différents types de données. De plus amples détails à ce sujet sont disponibles dans notre lettre de service à la clientèle/conditions commerciales.

Lorsqu'il n'est plus nécessaire de conserver vos données personnelles, nous les supprimerons ou les anonymiserons.

 

Transfert de vos données personnelles hors de l'EEE

Pour vous fournir des services, il nous est parfois nécessaire de partager vos données personnelles en dehors de l'Espace économique européen (EEE), par exemple :

 

• avec vos et nos fournisseurs de services situés en dehors de l'EEE ;

• si vous êtes basé en dehors de l'EEE ;

Ces transferts sont soumis à des règles spéciales en vertu des lois européennes et britanniques sur la protection des données.

 

Tes droits

Vous disposez des droits suivants, que vous pouvez exercer gratuitement :

 

Accéder

Le droit de recevoir une copie de vos données personnelles 

Rectification

Le droit de nous demander de corriger toute erreur dans vos données personnelles

A oublier

Le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles — dans certaines situations

Limitation du traitement

Le droit de nous demander de restreindre le traitement de vos données personnelles, dans certaines circonstances, par exemple si vous contestez l'exactitude des données

Portabilité des données

Le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de transmettre ces données à un tiers — dans certaines situations

Faire objection

Le droit d'opposition :

—à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct (y compris le profilage) ;

—dans certaines autres situations à notre traitement continu de vos données personnelles, par exemple un traitement effectué aux fins de nos intérêts légitimes.

Ne pas être soumis à une prise de décision individuelle automatisée

Le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé (y compris le profilage) produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de manière similaire

Pour plus d'informations sur chacun de ces droits, y compris les circonstances dans lesquelles ils s'appliquent, veuillez nous contacter ou consulter leConseils de l'Information Commissioner's Office (ICO) du Royaume-Uni sur les droits des personnes en vertu du règlement général sur la protection des données.

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, veuillez :

 

• remplissez un formulaire de demande de personne concernée - disponible auprès de notre délégué à la protection des données

• envoyez un e-mail, appelez ou écrivez à notre délégué à la protection des données—voir ci-dessous : « Comment nous contacter » ; et

• nous fournir suffisamment d'informations pour vous identifier [(par exemple votre nom complet, adresse et numéro de référence du client ou de l'affaire)] ;

• nous fournir une preuve de votre identité et de votre adresse (une copie de votre permis de conduire ou de votre passeport et une facture récente de carte de crédit ou d'électricité) ; et

• indiquez-nous quel droit vous souhaitez exercer et les informations sur lesquelles porte votre demande.

 

Sécurisation de vos données personnelles

Nous avons des mesures de sécurité appropriées pour empêcher que les données personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées illégalement. Nous limitons l'accès à vos données personnelles à ceux qui ont un véritable besoin professionnel d'y accéder. Les personnes qui traitent vos informations le feront uniquement de manière autorisée et sont soumises à une obligation de confidentialité.

Nous avons également mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de la sécurité des données. Nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation applicable, d'une violation présumée de la sécurité des données lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

Si vous souhaitez obtenir des informations détaillées de Get Safe Online sur la manière de protéger vos informations et vos ordinateurs et appareils contre la fraude, le vol d'identité, les virus et de nombreux autres problèmes en ligne, veuillez visiterwww.getsafeonline.org. Get Safe Online est soutenu par le gouvernement de Sa Majesté et des entreprises de premier plan.

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Modifications de cette politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité a été publiée le 02 01 2018

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité de temps à autre, lorsque nous le ferons, nous vous en informerons par e-mail et par avis sur notre site Web.

 

Comment nous contacter

Veuillez nous contacter par courrier, e-mail ou téléphone si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité ou les informations que nous détenons à votre sujet.

Nos coordonnées sont indiquées ci-dessous :

Nos coordonnées

Coordonnées de notre délégué à la protection des données

ConfirmerEnvoyer

Quai Canary,

Londres

E149AF

Courriel : dpo@confirmsend.co

 

 

Avez-vous besoin d'une aide supplémentaire ?

Si vous souhaitez cette politique dans un autre format (par exemple audio, gros caractères, braille), veuillez nous contacter (voir « Comment nous contacter » ci-dessus).