Tietosuojakäytäntö

 

Otamme yksityisyytesi erittäin vakavasti. Lue tämä tietosuojakäytäntö huolellisesti, sillä se sisältää tärkeitä tietoja siitä, keitä olemme ja miten ja miksi keräämme, tallennamme, käytämme ja jaamme henkilötietojasi. Siinä selitetään myös oikeutesi henkilötietoihisi ja kuinka voit ottaa yhteyttä meihin tai valvontaviranomaisiin valituksen sattuessa.

 

Kun käytämme henkilötietojasi, meitä säätelee yleinen tietosuoja-asetus (GDPR), jota sovelletaan kaikkialla Euroopan unionissa (mukaan lukien Yhdistyneessä kuningaskunnassa), ja olemme vastuussa näiden henkilötietojen "rekisterinpitäjänä" GDPR:n tarkoituksia varten. Käytämme henkilötietojasi ohjeidesi, GDPR:n, muun asiaankuuluvan Yhdistyneen kuningaskunnan ja EU:n lainsäädännön sekä ammatillisen luottamuksellisuusvelvollisuutemme alaisena. 

 

Avainkäsitteet

 

Me, me, meidän

JPMIT/ConfirmSend

Tietosuojavastaavamme

Sähköposti: dpo@confirmsend.co

Henkilökohtaiset tiedot

Kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön liittyvät tiedot

Erityisluokan henkilötiedot

Henkilötiedot, jotka paljastavat rodun tai etnisen alkuperän, poliittiset mielipiteet, uskonnolliset vakaumukset, filosofiset vakaumukset tai ammattiliittojen jäsenyys

Geneettiset ja biometriset tiedot

Terveyttä, seksielämää tai seksuaalista suuntautumista koskevat tiedot

 

Keräämämme henkilötiedot sinusta

Huomaa: emme kerää mitään tietoja, mutta ne voivat muuttua. Alla oleva taulukko sisältää henkilötiedot, joita voimme kerätä.

Keräämme henkilötietoja 

Voimme kerätä henkilötietoja

Nimesi, osoitteesi ja puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi

 

Tiedot ammattimaisesta online-läsnäolostasi.

Näitä henkilötietoja voidaan tarvita, jotta voimme tarjota palvelumme sinulle. Jos et anna pyytämiämme henkilötietoja, se voi viivästyttää tai estää meitä tarjoamasta palveluita sinulle.

 

Kuinka henkilötietojasi kerätään

Keräämme suurimman osan näistä tiedoista suoraan sinulta. Saatamme kuitenkin myös kerätä tietoja: 

 

• julkisista lähteistä, kuten Companies House tai HM Land Registry;

• suoraan kolmannelta osapuolelta, esimerkiksi:

 

• asiakkaan due diligence -palveluntarjoajat;

 

• kolmannelta osapuolelta suostumuksellasi.

 

• tietotekniikkajärjestelmiemme (IT) kautta,

 

• verkkosivustojemme ja muiden teknisten järjestelmien, kuten tietokoneverkkojemme ja -yhteyksiemme, viestintäjärjestelmien, sähköpostin ja pikaviestintäjärjestelmien, automaattinen seuranta;

 

Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi

Tietosuojalain mukaan voimme käyttää henkilötietojasi vain, jos meillä on siihen oikea syy, esimerkiksi:

 

• noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme;

• sinun kanssasi tekemämme sopimuksen täyttämiseksi tai toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä;

• meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen vuoksi; tai

• jossa olet antanut suostumuksesi.

Oikeutettu etu on silloin, kun meillä on liiketoiminnallinen tai kaupallinen syy käyttää tietojasi, kunhan omat oikeutesi ja etusi eivät syrjäytä tätä.

Alla oleva taulukko selittää, mihin käytämme (käsittelemme) henkilötietojasi ja miksi teemme niin:

 

Mihin käytämme henkilötietojasi

Meidän syymme

Tarjotakseen sinulle palveluita

Suorittaaksemme kanssasi tekemämme sopimuksen tai ryhtyäksemme toimenpiteisiin pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä

Suoritamme tarkastuksia asiakkaidemme tunnistamiseksi ja heidän henkilöllisyytensä vahvistamiseksi

Taloudellisten ja muiden pakotteiden tai kauppasaartojen seulonta

Muu käsittely, joka on tarpeen liiketoimintaamme sovellettavien ammatillisten, lakisääteisten ja säännösten mukaisten velvoitteiden noudattamiseksi, esimerkiksi terveys- ja turvallisuusmääräysten tai ammatillisen sääntelijämme antamien sääntöjen mukaisesti

Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme

Sääntelyelinten suorittamien tarkastusten, tiedustelujen tai tutkimusten edellyttämien tai niihin liittyvien tietojen kerääminen ja tarjoaminen

Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme

Liiketoimintaperiaatteiden noudattamisen varmistaminen, esimerkiksi turvallisuutta ja internetin käyttöä koskevat politiikat

Omien tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen vuoksi, eli varmistaaksemme, että noudatamme omia sisäisiä menettelyjämme

Toiminnalliset syyt, kuten tehokkuuden parantaminen, koulutus ja laadunvalvonta

Meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen vuoksi, eli ollaksemme mahdollisimman tehokkaita

Kaupallisesti arkaluonteisten tietojen luottamuksellisuuden varmistaminen

Meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen vuoksi, eli suojellaksemme immateriaaliomaisuuttamme ja muita kaupallisesti arvokkaita tietoja

Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme

Tilastollinen analyysi, joka auttaa meitä hallitsemaan käytäntöämme, esimerkiksi suhteessa taloudelliseen suorituskykyämme, asiakaskuntaamme, työtyyppiämme tai muita tehostamistoimia

Meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen vuoksi, eli ollaksemme mahdollisimman tehokkaita

Estää luvattoman pääsyn ja järjestelmien muuttamisen

Meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen vuoksi, eli rikollisen toiminnan estämiseksi ja havaitsemiseksi, joka voi olla haitallista meille ja sinulle

Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme

Asiakastietojen päivittäminen

Suorittaaksemme kanssasi tekemämme sopimuksen tai ryhtyäksemme toimenpiteisiin pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä

Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme

Omien tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen vuoksi, esimerkiksi varmistaaksemme, että voimme pitää yhteyttä asiakkaisiimme olemassa olevista ja uusista palveluista

Turvallisten työtapojen varmistaminen, henkilöstöhallinto ja arvioinnit

Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme

Omien tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen vuoksi, esimerkiksi varmistaaksemme, että noudatamme omia sisäisiä menettelyjämme

Markkinoimme palveluitamme:

-nykyiset ja entiset asiakkaat 

– kolmannet osapuolet, jotka ovat aiemmin ilmaisseet kiinnostuksensa palveluihimme

-kolmannet osapuolet, joiden kanssa emme ole aiemmin olleet tekemisissä.

Omien tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen vuoksi, eli liiketoimintamme edistämiseksi nykyisille ja entisille asiakkaillemme

Luottotietojen tarkistukset ulkopuolisten luottotietotoimistojen kautta

Meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen vuoksi, eli luottovalvonnan vuoksi ja sen varmistamiseksi, että asiakkaamme voivat todennäköisesti maksaa palveluistamme

Ulkoiset tarkastukset ja laaduntarkastukset, esimerkiksi tilinpäätösten tarkastus

Omien tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen vuoksi, eli akkreditoituksemme säilyttämiseksi, jotta voimme osoittaa toimivamme korkeimpien standardien mukaisesti

Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme

Yllä oleva taulukko ei koske erityisluokkien henkilötietoja, joita käsittelemme vain sinun nimenomaisella suostumuksellasi.

 

Mainosviestintä

Saatamme käyttää henkilötietojasi lähettääksemme sinulle sähköpostitse tai postitse päivityksiä sinua mahdollisesti kiinnostavista oikeudellisista tapahtumista ja/tai tiedoista palveluistamme, mukaan lukien kaikki mahdollisesti tarjoamamme uudet palvelut.

Meillä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietojasi myynninedistämistarkoituksessa (katso edellä "Miten ja miksi käytämme henkilötietojasi"). Tämä tarkoittaa, että emme yleensä tarvitse suostumustasi lähettääksemme sinulle myynninedistämisviestejä. Jos suostumus kuitenkin tarvitaan, pyydämme sitä erikseen ja selkeästi.

 

Käsittelemme henkilötietojasi aina äärimmäisen kunnioittavasti emmekä koskaan jaa niitä muille organisaatioille markkinointitarkoituksiin.

Sinulla on oikeus kieltäytyä vastaanottamasta myynninedistämisviestejä milloin tahansa:

 

• ottamalla meihin yhteyttä tietosuojavastaavamme sähköpostilla: dpo@confirmsend.co.

• käyttämällä "peru tilaus" -linkkiä

 

Saatamme pyytää sinua vahvistamaan tai päivittämään markkinointimieltymyksesi, jos annat meille ohjeita tarjoamaan lisäpalveluita tulevaisuudessa tai jos lait, määräykset tai liiketoimintamme rakenne muuttuvat.

 

Kenen kanssa jaamme henkilötietosi

Saatamme jakaa henkilötietoja:

 

• vakuutuksenantajamme ja meklarimme;

• ulkopuoliset tilintarkastajat, esimerkiksi liittyen tiliemme tarkastukseen;

• meidän pankkimme

• ulkopuoliset palveluntarjoajat, edustajat ja agentit, joita käytämme tehostaaksemme liiketoimintaamme, esimerkiksi konekirjoituspalvelut, markkinointitoimistot, asiakirjojen lajittelu- tai analyysitoimittajat;

Sallimme palveluntarjoajien käsitellä henkilötietojasi vain, jos olemme vakuuttuneita siitä, että he ryhtyvät asianmukaisiin toimenpiteisiin henkilötietojesi suojaamiseksi. Asetamme palveluntarjoajille myös sopimusvelvoitteita, jotka liittyvät sen varmistamiseen, että he voivat käyttää henkilötietojasi vain tarjotakseen palveluja meille ja sinulle.

Voimme paljastaa ja vaihtaa tietoja lainvalvontaviranomaisten ja sääntelyelinten kanssa noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme. 

Saatamme myös joutua jakamaan joitain henkilötietoja muiden osapuolten, kuten osan tai koko liiketoimintamme mahdollisten ostajien kanssa tai uudelleenjärjestelyn aikana. Yleensä tiedot anonymisoidaan, mutta tämä ei välttämättä ole aina mahdollista. Tietojen vastaanottaja on sitoutunut noudattamaan salassapitovelvollisuutta. 

Emme jaa henkilötietojasi minkään muun kolmannen osapuolen kanssa.

 

Missä henkilötietojasi säilytetään

Jos säilytämme tietojasi, tietoja voidaan säilyttää toimistoissamme, kolmansien osapuolien virastoissa, palveluntarjoajissa, edustajissa ja agenteissa yllä kuvatulla tavalla (katso 'Kenen kanssa jaamme henkilötietosi').

Jotkut näistä kolmansista osapuolista voivat sijaita Euroopan talousalueen ulkopuolella. Lisätietoja, mukaan lukien kuinka suojelemme henkilötietojasi, kun näin tapahtuu, on alla: "Henkilötietojesi siirto ETA:n ulkopuolelle".

 

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään

Säilytämme henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeen – normaalin tietojen säilytyskäytännön mukaisesti. Teemme niin jostakin seuraavista syistä:

 

• vastata kaikkiin sinun tai puolestasi esittämiin kysymyksiin, valituksiin tai vaatimuksiin;

• osoittaaksemme, että kohtelimme sinua oikeudenmukaisesti;

• pitämään lain edellyttämää kirjanpitoa.

Emme säilytä tietojasi pidempään kuin on tarpeen tässä käytännössä määriteltyihin tarkoituksiin. Erityyppisille tiedoille sovelletaan erilaisia säilytysaikoja. Lisätietoja tästä on asiakaspalvelukirjeessämme/toimiehdoissamme.

Kun henkilötietojasi ei enää tarvitse säilyttää, poistamme tai anonymisoimme ne.

 

Henkilötietojesi siirto ETA:n ulkopuolelle

Palvelujen toimittamiseksi sinulle on joskus tarpeen jakaa henkilötietojasi Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle, esimerkiksi:

 

• sinun ja ETA:n ulkopuolella sijaitsevien palveluntarjoajiemme kanssa;

• jos asut ETA:n ulkopuolella;

Näihin siirtoihin sovelletaan Euroopan ja Yhdistyneen kuningaskunnan tietosuojalainsäädännön mukaisia erityissääntöjä.

 

Sinun oikeutesi

Sinulla on seuraavat oikeudet, joita voit käyttää maksutta:

 

Pääsy

Oikeus saada kopio henkilötiedoistasi 

Oikaisu

Oikeus vaatia meitä korjaamaan henkilötiedoissasi olevat virheet

Unohdettavaksi

Oikeus vaatia meitä poistamaan henkilötietosi – tietyissä tilanteissa

Käsittelyn rajoitus

Oikeus vaatia meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä – tietyissä olosuhteissa, esimerkiksi jos kiistät tietojen paikkansapitävyyden

Tietojen siirrettävyys

Oikeus saada meille antamiasi henkilötietoja jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja/tai välittää kyseiset tiedot kolmannelle osapuolelle – tietyissä tilanteissa

Vastustaa

Oikeus vastustaa:

— milloin tahansa henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten (mukaan lukien profilointi);

– tietyissä muissa tilanteissa jatkamaan henkilötietojesi käsittelyä, esimerkiksi oikeutettujen etujemme vuoksi suoritettuun käsittelyyn.

Ei saa olla automatisoidun yksilöllisen päätöksenteon alainen

Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu yksinomaan automatisoituun käsittelyyn (mukaan lukien profilointi), jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi

Lisätietoja kustakin näistä oikeuksista, mukaan lukien olosuhteet, joissa niitä sovelletaan, ota meihin yhteyttä tai katsoUK Information Commissioner's Officen (ICO) ohjeet yksilöiden oikeuksista yleisen tietosuoja-asetuksen nojalla.

Jos haluat käyttää jotakin näistä oikeuksista, ole hyvä ja

 

• täytä rekisteröidyn pyyntölomake – saatavilla tietosuojavastaavaltamme

• sähköpostitse, soita tai kirjoita tietosuojavastaavallemme – katso alta: 'Ota yhteyttä'; ja

• anna meille riittävästi tietoja tunnistaaksemme sinut [(esimerkiksi koko nimesi, osoitteesi ja asiakkaan tai asian viitenumero)];

• anna meille todiste henkilöllisyydestäsi ja osoitteestasi (kopio ajokortistasi tai passistasi ja äskettäinen sähkö- tai luottokorttilasku); ja

• kerro meille, mitä oikeutta haluat käyttää ja mitä tietoja pyyntösi koskee.

 

Henkilötietojesi suojaaminen

Meillä on asianmukaiset turvatoimet estääksemme henkilötietojen vahingossa katoamisen tai laittoman käytön tai pääsyn niihin. Rajoitamme pääsyn henkilötietoihisi niille, joilla on todellinen liiketoiminnan tarve päästä käsiksi niihin. Tietojasi käsittelevät henkilöt tekevät sen vain valtuutetulla tavalla ja ovat luottamuksellisia.

Meillä on myös käytössämme menettelyt epäiltyjen tietoturvaloukkausten käsittelemiseksi. Ilmoitamme sinulle ja kaikille soveltuville sääntelyviranomaisille epäillystä tietoturvaloukkauksesta, jos laki velvoittaa meitä tekemään niin.

Jos haluat Get Safe Online -sivustolta yksityiskohtaista tietoa tietojesi ja tietokoneidesi ja laitteidesi suojaamisesta petoksilta, identiteettivarkauksilta, viruksilta ja monilta muilta online-ongelmilta, käy osoitteessawww.getsafeonline.org. Get Safe Online -palvelua tukevat HM:n hallitus ja johtavat yritykset.

​

Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön

Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 2.1.2018

Voimme muuttaa tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain, kun teemme niin, ilmoitamme sinulle sähköpostitse ja ilmoituksella verkkosivustollamme.

 

Kuinka ottaa meihin yhteyttä

Ota meihin yhteyttä postitse, sähköpostitse tai puhelimitse, jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojakäytännöstä tai hallussamme olevista tiedoista.

Yhteystietomme näkyvät alla:

Yhteystietomme

Tietosuojavastaavamme yhteystiedot

Vahvista lähetys

Canary Wharf,

Lontoo

E149AF

Sähköposti: dpo@confirmsend.co

 

 

Tarvitsetko lisäapua?

Jos haluat tämän käytännön jossakin muussa muodossa (esimerkiksi ääni, iso teksti, pistekirjoitus), ota meihin yhteyttä (katso yllä oleva kohta "Ota yhteyttä").