Политика за поверителност

 

Ние приемаме вашата поверителност много сериозно. Моля, прочетете внимателно тази политика за поверителност, тъй като тя съдържа важна информация за това кои сме ние и как и защо събираме, съхраняваме, използваме и споделяме вашите лични данни. Той също така обяснява вашите права във връзка с вашите лични данни и как да се свържете с нас или с надзорните органи, в случай че имате оплакване.

 

Когато използваме вашите лични данни, ние сме регулирани от Общия регламент за защита на данните (GDPR), който се прилага в целия Европейски съюз (включително в Обединеното кралство) и ние носим отговорност като „администратор“ на тези лични данни за целите на GDPR. Използването от наша страна на вашите лични данни е предмет на вашите инструкции, GDPR, друго приложимо законодателство на Обединеното кралство и ЕС и нашето професионално задължение за поверителност. 

 

Ключови термини

 

Ние, нас, нашите

JPMIT/Потвърждаване на изпращане

Нашият служител по защита на данните

Имейл: dpo@confirmsend.co

Лични данни

Всяка информация, свързана с идентифицирано или идентифицируемо лице

Специална категория лични данни

Лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни убеждения, философски убеждения или членство в профсъюзи

Генетични и биометрични данни

Данни относно здравето, сексуалния живот или сексуалната ориентация

 

Лични данни, които събираме за вас

Забележка: ние не събираме никакви данни, но това може да подлежи на промяна. Таблицата по-долу посочва личните данни, които може да събираме.

Лични данни, които ще събираме 

Лични данни, които може да събираме

Вашето име, адрес и телефонен номер, имейл адрес

 

Подробности за вашето професионално онлайн присъствие.

Тези лични данни може да са необходими, за да ни позволите да ви предоставим нашата услуга. Ако не предоставите лични данни, които искаме, това може да забави или да ни попречи да ви предоставим услуги.

 

Как се събират вашите лични данни

Ние събираме по-голямата част от тази информация директно от вас. Може обаче също да събираме информация: 

 

• от публично достъпни източници, например Companies House или HM Land Registry;

• директно от трета страна, например:

 

• доставчици на надлежна проверка на клиента;

 

• от трета страна с ваше съгласие.

 

• чрез нашите системи за информационни технологии (ИТ),

 

• автоматизирано наблюдение на нашите уебсайтове и други технически системи, като нашите компютърни мрежи и връзки, комуникационни системи, имейл и системи за незабавни съобщения;

 

Как и защо използваме вашите лични данни

Съгласно закона за защита на данните можем да използваме вашите лични данни само ако имаме основателна причина за това, например:

 

• за да спазваме нашите законови и регулаторни задължения;

• за изпълнението на нашия договор с вас или за предприемане на стъпки по ваше искане преди сключване на договор;

• за нашите легитимни интереси или тези на трета страна; или

• където сте дали съгласие.

Легитимен интерес е, когато имаме бизнес или търговска причина да използваме вашата информация, стига това да не се отменя от вашите собствени права и интереси.

Таблицата по-долу обяснява за какво използваме (обработваме) вашите лични данни и нашите причини да го правим:

 

За какво използваме вашите лични данни

Нашите причини

За да ви предоставя услуги

За изпълнение на нашия договор с вас или за предприемане на стъпки по ваше искане преди сключване на договор

Извършване на проверки за идентифициране на нашите клиенти и удостоверяване на тяхната самоличност

Проверка за финансови и други санкции или ембарго

Друга обработка, необходима за спазване на професионални, законови и регулаторни задължения, които се прилагат за нашия бизнес, например съгласно разпоредби за здраве и безопасност или правила, издадени от нашия професионален регулатор

За да спазваме нашите законови и регулаторни задължения

Събиране и предоставяне на информация, изисквана от или свързана с одити, запитвания или разследвания от регулаторни органи

За да спазваме нашите законови и регулаторни задължения

Гарантиране на спазването на бизнес политиките, например политики, обхващащи сигурността и използването на интернет

За нашите легитимни интереси или тези на трета страна, т.е. за да сме сигурни, че следваме собствените си вътрешни процедури

Оперативни причини, като подобряване на ефективността, обучение и контрол на качеството

За нашите легитимни интереси или тези на трета страна, т.е. да бъдем възможно най-ефективни

Гарантиране на поверителността на чувствителна търговска информация

За нашите легитимни интереси или тези на трета страна, т.е. за защита на нашата интелектуална собственост и друга търговско ценна информация

За да спазваме нашите законови и регулаторни задължения

Статистически анализ, който да ни помогне да управляваме нашата практика, например във връзка с нашите финансови резултати, клиентска база, вид работа или други мерки за ефективност

За нашите легитимни интереси или тези на трета страна, т.е. да бъдем възможно най-ефективни

Предотвратяване на неоторизиран достъп и модификации на системи

За нашите легитимни интереси или тези на трета страна, т.е. за предотвратяване и разкриване на престъпна дейност, която може да бъде вредна за нас и за вас

За да спазваме нашите законови и регулаторни задължения

Актуализиране на клиентски записи

За изпълнение на нашия договор с вас или за предприемане на стъпки по ваше искане преди сключване на договор

За да спазваме нашите законови и регулаторни задължения

За нашите легитимни интереси или тези на трета страна, например като се уверим, че можем да поддържаме връзка с нашите клиенти относно съществуващи и нови услуги

Осигуряване на безопасни работни практики, управление на персонала и оценки

За да спазваме нашите законови и регулаторни задължения

За нашите легитимни интереси или тези на трета страна, например, за да сме сигурни, че следваме собствените си вътрешни процедури

Маркетинг на нашите услуги към:

—съществуващи и бивши клиенти 

—трети страни, които преди това са проявили интерес към нашите услуги

—трети страни, с които не сме имали предишни отношения.

За нашите легитимни интереси или тези на трета страна, т.е. за популяризиране на нашия бизнес сред съществуващи и бивши клиенти

Проверки на кредитни референции чрез външни агенции за кредитни референции

За нашите легитимни интереси или за тези на трета страна, т.е. за кредитен контрол и за да гарантираме, че нашите клиенти вероятно ще могат да плащат за нашите услуги

Външни одити и проверки на качеството, например одит на нашите сметки

За нашите легитимни интереси или за тези на трета страна, т.е. за поддържане на нашите акредитации, за да можем да демонстрираме, че работим по най-високите стандарти

За да спазваме нашите законови и регулаторни задължения

Горната таблица не се отнася за специални категории лични данни, които ще обработваме само с вашето изрично съгласие.

 

Промоционални комуникации

Може да използваме вашите лични данни, за да ви изпращаме актуализации по имейл или по пощата относно правни промени, които може да са от интерес за вас, и/или информация за нашите услуги, включително всякакви нови услуги, които може да предлагаме.

Ние имаме законен интерес да обработваме вашите лични данни за промоционални цели (вижте по-горе „Как и защо използваме вашите лични данни“). Това означава, че обикновено не се нуждаем от вашето съгласие, за да ви изпращаме промоционални съобщения. Въпреки това, когато е необходимо съгласие, ние ще поискаме това съгласие отделно и ясно.

 

Винаги ще третираме вашите лични данни с най-голямо уважение и никога няма да ги споделяме с други организации за маркетингови цели.

Имате право да се откажете от получаването на промоционални съобщения по всяко време чрез:

 

• като се свържете с нас чрез имейл на нашия служител по защита на данните: dpo@confirmsend.co.

• като използвате връзката „отписване“.

 

Може да ви помолим да потвърдите или актуализирате маркетинговите си предпочитания, ако ни инструктирате да предоставяме допълнителни услуги в бъдеще или ако има промени в закона, наредбата или структурата на нашия бизнес.

 

С кого споделяме вашите лични данни

Може да споделяме лични данни с:

 

• нашите застрахователи и брокери;

• външни одитори, например във връзка с одита на нашите сметки;

• нашата банка

• външни доставчици на услуги, представители и агенти, които използваме, за да направим нашия бизнес по-ефективен, например услуги за набиране на текст, маркетингови агенции, доставчици на подреждане на документи или анализи;

Ние позволяваме на нашите доставчици на услуги да обработват вашите лични данни само ако сме удовлетворени, че са взели подходящи мерки за защита на вашите лични данни. Ние също така налагаме договорни задължения на доставчиците на услуги, свързани с гарантирането, че те могат да използват вашите лични данни само за предоставяне на услуги на нас и на вас.

Можем да разкриваме и обменяме информация с правоприлагащи органи и регулаторни органи, за да спазим нашите законови и регулаторни задължения. 

Може също така да се наложи да споделим някои лични данни с други страни, като потенциални купувачи на част или целия ни бизнес или по време на преструктуриране. Обикновено информацията ще бъде анонимизирана, но това не винаги е възможно. Получателят на информацията ще бъде обвързан от задължения за поверителност. 

Ние няма да споделяме вашите лични данни с други трети страни.

 

Къде се съхраняват вашите лични данни

Ако съхраняваме вашите данни, информацията може да се съхранява в нашите офиси, агенции трети страни, доставчици на услуги, представители и агенти, както е описано по-горе (вижте „С кого споделяме вашите лични данни“).

Някои от тези трети страни може да са базирани извън Европейското икономическо пространство. За повече информация, включително как защитаваме вашите лични данни, когато това се случи, вижте по-долу: „Прехвърляне на вашите лични данни извън ЕИП“.

 

Колко дълго ще се съхраняват вашите лични данни

Ние ще съхраняваме вашите лични данни не по-дълго от необходимото – съгласно стандартната политика за съхранение на данни. Ще го направим поради една от следните причини:

 

• за да отговорим на всякакви въпроси, жалби или искове, направени от вас или от ваше име;

• за да покажем, че сме се отнесли към вас справедливо;

• да води документация, изисквана от закона.

Ние няма да съхраняваме вашите данни по-дълго от необходимото за целите, посочени в тази политика. За различните видове данни се прилагат различни периоди на съхранение. Допълнителни подробности за това са достъпни в нашето писмо за обслужване на клиенти/условия за работа.

Когато вече не е необходимо да съхраняваме вашите лични данни, ние ще ги изтрием или анонимизираме.

 

Прехвърляне на вашите лични данни извън ЕИП

За да ви предоставяме услуги, понякога е необходимо да споделяме вашите лични данни извън Европейското икономическо пространство (ЕИП), например:

 

• с вашите и нашите доставчици на услуги, разположени извън ЕИП;

• ако сте базирани извън ЕИП;

Тези трансфери са предмет на специални правила съгласно европейското и британското законодателство за защита на данните.

 

Вашите права

Имате следните права, които можете да упражнявате безплатно:

 

Достъп

Право да Ви бъде предоставено копие от Вашите лични данни 

Коригиране

Правото да изискате от нас да коригираме всякакви грешки във вашите лични данни

Да бъдеш забравен

Правото да изискате от нас да изтрием вашите лични данни - в определени ситуации

Ограничение на обработката

Правото да изисквате от нас да ограничим обработването на вашите лични данни - при определени обстоятелства, например ако оспорвате точността на данните

Преносимост на данните

Правото да получим личните данни, които сте ни предоставили, в структуриран, често използван и машинно четим формат и/или да прехвърлите тези данни на трета страна - в определени ситуации

Възразявам

Право на възражение:

— по всяко време на Вашите лични данни, които се обработват за директен маркетинг (включително профилиране);

— в някои други ситуации на продължаващото ни обработване на вашите лични данни, например обработване, извършвано за целите на нашите легитимни интереси.

Да не подлежи на автоматизирано индивидуално вземане на решения

Правото да не бъдете обект на решение, основаващо се единствено на автоматизирана обработка (включително профилиране), което поражда правни последици по отношение на вас или по подобен начин значително ви засяга

За допълнителна информация относно всяко от тези права, включително обстоятелствата, при които се прилагат, моля, свържете се с нас или вижтеНасоки от Службата на комисаря по информацията на Обединеното кралство (ICO) относно правата на лицата съгласно Общия регламент за защита на данните.

Ако искате да упражните някое от тези права, моля:

 

• попълнете формуляр за искане на субект на данни – достъпен от нашия служител по защита на данните

• имейл, обаждане или писане на нашия служител по защита на данните—вижте по-долу: „Как да се свържете с нас“; и

• да ни позволите да разполагаме с достатъчно информация, за да ви идентифицираме [(например вашето пълно име, адрес и референтен номер на клиент или въпрос)];

• дайте ни доказателство за вашата самоличност и адрес (копие от вашата шофьорска книжка или паспорт и скорошна сметка за комунални услуги или кредитна карта); и

• уведомете ни какво право искате да упражните и информацията, за която се отнася вашето искане.

 

Защита на вашите лични данни

Имаме подходящи мерки за сигурност, за да предотвратим случайна загуба на лични данни, използване или незаконен достъп. Ние ограничаваме достъпа до вашите лични данни до тези, които имат истинска бизнес нужда от достъп до тях. Тези, които обработват вашата информация, ще го правят само по разрешен начин и са обект на задължение за поверителност.

Също така разполагаме с процедури за справяне с всяко предполагаемо нарушение на сигурността на данните. Ние ще уведомим вас и всеки приложим регулатор за предполагаемо нарушение на сигурността на данните, когато сме задължени по закон да го направим.

Ако искате подробна информация от Get Safe Online за това как да защитите вашата информация и своите компютри и устройства срещу измами, кражба на самоличност, вируси и много други онлайн проблеми, моля, посететеwww.getsafeonline.org. Get Safe Online се поддържа от правителството на HM и водещи фирми.

​

Промени в тази политика за поверителност

Тази политика за поверителност е публикувана на 01.02.2018 г

Може да променяме тази политика за поверителност от време на време, когато го правим, ще ви информираме по имейл и чрез известие на нашия уебсайт.

 

Как да се свържете с нас

Моля, свържете се с нас по пощата, имейл или телефон, ако имате въпроси относно тази политика за поверителност или информацията, която съхраняваме за вас.

Нашите данни за контакт са показани по-долу:

Нашите данни за контакт

Данни за контакт с нашия служител по защита на данните

Потвърдете изпращане

Canary Wharf,

Лондон

E149AF

Имейл: dpo@confirmsend.co

 

 

Имате ли нужда от допълнителна помощ?

Ако желаете тази политика в друг формат (например аудио, голям шрифт, брайл), моля, свържете се с нас (вижте „Как да се свържете с нас“ по-горе).